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Dokumentenmanagement

Intelligentes Dokumentenmanagement mit automatischer Klassifizierung

Automatisiert den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus von Erfassung über Klassifizierung, Versionierung bis zur Freigabe und Archivierung. Nutzt OCR und KI zur Inhaltsanalyse.

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Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle Dokumentenablage ist fehleranfällig, zeitintensiv und führt zu Inkonsistenzen. Versionen gehen verloren und Freigabeprozesse verzögern sich.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

Der Workflow erfasst Dokumente per E-Mail oder Upload, extrahiert Text via OCR, klassifiziert sie mit KI, speichert sie versioniert in Notion und triggert automatische Freigabeprozesse in Slack.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. Dokumentenerfassung
  2. OCR & Textextraktion
  3. KI-Klassifizierung
  4. Versionierte Ablage
  5. Automatisierte Freigabe
  6. Archivierung & Benachrichtigung
Tools

Technische Bausteine

n8nOpenAI GPT-4Google SheetsNotionSlack
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

Dokumentenerfassung

Trigger bei E-Mail-Eingang oder Datei-Upload in Cloud-Speicher.

2

OCR & Textextraktion

Extrahiert Text und Daten aus PDFs, Bildern oder Scans.

3

KI-Klassifizierung

Analysiert Inhalt mit GPT-4, bestimmt Typ und extrahiert Metadaten.

4

Versionierte Ablage

Speichert Dokument in Notion mit korrekter Struktur und Versionshistorie.

5

Automatisierte Freigabe

Startet Slack-Workflow für Genehmigung bei kritischen Dokumenten.

6

Archivierung & Benachrichtigung

Finalisiert Prozess und sendet Bestätigungen.

Der Workflow startet, wenn ein Dokument per E-Mail an eine dedizierte Adresse gesendet oder in einen Cloud-Ordner hochgeladen wird. Zuerst wird der Text mittels OCR (z.B. über Google Vision API) extrahiert. Anschließend analysiert eine OpenAI GPT-4-Komponente den Inhalt, klassifiziert das Dokument (z.B. Rechnung, Vertrag, Angebot) und extrahiert Metadaten wie Betrag, Datum und Vertragspartner. Basierend auf der Klassifizierung wird das Dokument in der richtigen Struktur in Notion abgelegt, wobei eine neue Version angelegt wird, falls bereits ein Dokument mit demselben Namen existiert. Für bestimmte Dokumententypen wie Verträge wird automatisch ein Freigabeprozess in Slack gestartet. Nach Freigabe wird das Dokument final archiviert und eine Bestätigung versendet.

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