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Dokumentenmanagement

Automatische Rechnungserfassung und -archivierung

Automatisiere den gesamten Prozess der Rechnungserfassung: Extrahiere Daten aus eingehenden Rechnungs-PDFs, speichere sie in einer Datenbank und archiviere sie in der Cloud.

medium45 Minuten
Diesen Ablauf einschätzen lassen
Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Eingehende Rechnungen müssen manuell geöffnet, Daten abgetippt und in Ordnern abgelegt werden. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

Ein n8n-Workflow überwacht einen E-Mail-Posteingang oder einen Ordner auf neue Rechnungs-PDFs, extrahiert mit OCR die relevanten Daten (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant), speichert sie in einer Datenbank (z.B. Airtable) und lädt das PDF in einen Cloud-Speicher (z.B. Google Drive). Eine Benachrichtigung per Slack informiert über den erfolgreichen Import.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. E-Mail-Trigger
  2. PDF-Extraktion
  3. Datenextraktion
  4. Daten speichern
  5. Archivieren
  6. Benachrichtigung
Tools

Technische Bausteine

n8nslackgoogle_driveairtable
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

E-Mail-Trigger

Überwacht Posteingang auf neue Rechnungs-E-Mails mit PDF-Anhang.

2

PDF-Extraktion

Extrahiert Text aus dem PDF mittels OCR.

3

Datenextraktion

Verwendet Regex oder KI, um Felder wie Rechnungsnummer zu extrahieren.

4

Daten speichern

Speichert die extrahierten Daten in einer Airtable-Tabelle.

5

Archivieren

Lädt das PDF in einen Google Drive Ordner.

6

Benachrichtigung

Sendet eine Slack-Nachricht mit den Rechnungsdetails.

Automatische Rechnungserfassung und -archivierung

Dieser Workflow automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen.

Schritte:

  1. Trigger: Ein E-Mail-Trigger (z.B. IMAP) oder ein Ordner-Trigger (z.B. Google Drive) startet den Workflow bei einer neuen Rechnung.
  2. Dokumentenverarbeitung: Ein PDF-Extraktor (z.B. mit der n8n-Node "PDF" oder einem externen OCR-Dienst) liest den Inhalt aus.
  3. Datenextraktion: Mittels regulärer Ausdrücke oder KI-Node (z.B. OpenAI) werden Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant extrahiert.
  4. Datenbank: Die Daten werden in einer Tabelle (z.B. Airtable) gespeichert.
  5. Archivierung: Das PDF wird in einen Google Drive Ordner verschoben.
  6. Benachrichtigung: Eine Slack-Nachricht mit den wichtigsten Daten wird gesendet.

Vorteile:

  • Kein manuelles Abtippen mehr
  • Fehlerreduktion
  • Schnellerer Zugriff auf archivierte Rechnungen
  • Transparenz durch Benachrichtigungen
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