Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Dokumentenverarbeitung ist fehleranfällig, langsam und ineffizient. PDFs, Rechnungen und Verträge liegen verstreut in E-Mails, müssen manuell abgelegt, geprüft und zur Unterschrift verschickt werden.
Dokumentenmanagement
Intelligenter Dokumenten-Workflow mit KI-Extraktion & Signatur
Automatisiertes Dokumentenmanagement: Erfasst E-Mails, extrahiert Daten per KI, speichert in Notion, verwaltet Freigaben und leitet zur Signatur weiter. Reduziert manuelle Arbeit um 80%.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow nutzt n8n als Orchestrator: E-Mail-Anhänge werden automatisch erfasst, per OpenAI GPT-4 analysiert und strukturierte Daten in Notion abgelegt. Freigaben laufen über Slack, elektronische Signaturen werden via integriertem Tool angestoßen.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- E-Mail-Erfassung
- KI-Datenextraktion
- Notion-Speicherung
- Freigabe-Workflow
- Signatur-Anstoß
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4NotionSlackGmail
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Erfassung
Überwacht E-Mail-Postfach auf neue Nachrichten mit Anhängen (PDF, DOCX) und leitet diese weiter.
2
KI-Datenextraktion
Sendet Dokumente an OpenAI GPT-4, um strukturierte Daten (Metadaten, Inhalte) per Prompt zu extrahieren.
3
Notion-Speicherung
Legt extrahierte Daten und Dokumentenlink in einer Notion-Datenbank an, mit automatischer Kategorisierung.
4
Freigabe-Workflow
Bei kritischen Dokumenten: Sendet Slack-Nachricht an Verantwortliche zur Freigabe und wartet auf Bestätigung.
5
Signatur-Anstoß
Nach Freigabe: Erstellt automatisch Signaturanfrage im E-Signatur-Tool und aktualisiert Notion-Status.
Der Workflow startet mit einem E-Mail-Trigger (z.B. Gmail). Angehängte PDFs (Rechnungen, Verträge) werden an OpenAI GPT-4 gesendet, um per Prompt-basierter KI-Extraktion relevante Daten (Betrag, Datum, Vertragspartner, Fristen) zu erfassen. Diese strukturierten Daten werden automatisch in einer Notion-Datenbank gespeichert, wobei das Original-PDF verlinkt wird. Bei bestimmten Dokumententypen (z.B. Verträge über 5000€) wird ein Freigabe-Workflow in Slack angestoßen. Nach Freigabe wird automatisch eine Signaturanfrage via integriertem E-Signatur-Tool (z.B. DocuSign-Integration) generiert und der Status in Notion aktualisiert. Bei Rechnungen kann optional eine Zahlungserinnerung in HubSpot angelegt werden.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
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