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Dokumentenmanagement

Intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI-gestützter Klassifizierung

Automatisiertes Einlesen, Klassifizieren und Verarbeiten von eingehenden Dokumenten per E-Mail oder Upload. KI analysiert Inhalt, extrahiert Daten und leitet Dokumente an richtige Abteilungen weiter.

medium20h/Woche
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Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle Dokumentenverarbeitung ist fehleranfällig, langsam und führt zu verlorenen Rechnungen, Verträgen und Anträgen in unstrukturierten Postfächern.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

n8n Workflow erfasst Dokumente, nutzt OpenAI für OCR und Klassifizierung, speichert in strukturierter Datenbank und triggert Freigabe-Workflows in Slack/Notion.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. Dokumentenerfassung
  2. KI-Analyse
  3. Datenbank-Speicherung
  4. Workflow-Auslösung
  5. Benachrichtigung
Tools

Technische Bausteine

n8nOpenAI GPT-4AirtableSlackNotion
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

Dokumentenerfassung

E-Mail-Anhang oder Upload-Formular erfassen und in temporären Speicher laden

2

KI-Analyse

OpenAI GPT-4 Vision für OCR, Klassifizierung und Datenextraktion nutzen

3

Datenbank-Speicherung

Extrahierten Daten in Airtable mit Metadaten und Dokumentenlink speichern

4

Workflow-Auslösung

Basierend auf Dokumenttyp entsprechende Prozesse starten (Freigabe, Zahlung, Archiv)

5

Benachrichtigung

Slack-Notifications an Teams und Task-Erstellung in Notion für Freigaben

Der Workflow startet mit einem E-Mail-Trigger oder Webhook-Upload. Dokumente werden an OpenAI GPT-4 Vision gesendet für OCR und Klassifizierung (z.B. Rechnung, Vertrag, Lebenslauf). Extrahierten Daten (Beträge, Daten, Namen) werden in Airtable/Google Sheets gespeichert. Basierend auf Dokumenttyp werden automatisch Freigabe-Tasks in Notion erstellt, Benachrichtigungen an verantwortliche Teams in Slack gesendet und bei Rechnungen Zahlungserinnerungen im CRM (HubSpot) angelegt. Versionierung erfolgt automatisch mit Zeitstempel.

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