Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Vertragsverwaltung ist fehleranfällig, langsam und führt zu verlorenen Dokumenten, verspäteten Unterschriften und mangelnder Übersicht über Vertragsinhalte und Fristen.
Dokumentenmanagement
Intelligenter Vertragsmanagement-Workflow mit KI-Analyse
Automatisiertes Vertragsmanagement von Eingang bis Archivierung. Erkennt eingehende Verträge per E-Mail, extrahiert mit OCR, analysiert Risiken mit KI, leitet zur Freigabe, erstellt Signatur-Anfragen und archiviert signierte Dokumente.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow automatisiert den gesamten Vertragslebenszyklus: KI-gestützte Analyse extrahiert Schlüsselklauseln, erstellt Zusammenfassungen und erkennt Risiken. Automatisierte Workflows steuern Freigaben, Signaturen und archivieren Dokumente mit Metadaten.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- E-Mail-Überwachung & OCR
- KI-Analyse & Klassifizierung
- Automatisierte Freigabeworkflows
- Signaturgenerierung & Tracking
- Archivierung & Metadatenanreicherung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsSlackNotion
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Überwachung & OCR
Überwacht E-Mail-Postfach auf Verträge, extrahiert Anhänge und wandelt gescannte Dokumente mit OCR in durchsuchbaren Text um.
2
KI-Analyse & Klassifizierung
GPT-4 analysiert Vertragstext, identifiziert Vertragstyp, Parteien, Schlüsseldaten, Fristen und bewertet Risikoklauseln automatisch.
3
Automatisierte Freigabeworkflows
Leitet Verträge basierend auf Typ/Wert an zuständige Teams in Slack weiter, verfolgt Freigabestatus und eskaliert bei Verzögerungen.
4
Signaturgenerierung & Tracking
Erstellt Signaturlinks, sendet sie an Unterzeichner, überwacht Signaturstatus und benachrichtigt bei Vollständigkeit.
5
Archivierung & Metadatenanreicherung
Speichert signierte Verträge in Notion/Drive, fügt Metadaten hinzu, erstellt Kalendereinträge für Fristen und pflegt Vertragsregister.
Der Workflow beginnt mit dem E-Mail-Monitoring für eingehende Verträge. Ein OCR-Node extrahiert Text aus PDFs/Scans. GPT-4 analysiert den Inhalt, erkennt Vertragstyp, Parteien, Fristen und Risikoklauseln. Basierend auf Regeln wird der Vertrag automatisch an zuständige Abteilungen in Slack zur Freigabe geschickt. Nach Freigabe wird eine Signaturanfrage via E-Mail oder Signaturtool generiert. Signierte Dokumente werden automatisch in Google Drive/Notion archiviert, mit Metadaten angereichert und Fristen in Kalender eingetragen. Bei Änderungen wird eine neue Version erstellt und der Prozess neu gestartet.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
Nächster Schritt