Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Dokumentenverarbeitung kostet Zeit, führt zu Fehlern bei der Ablage und verzögert Freigabeprozesse durch inkonsistente Workflows.
Dokumentenmanagement
Intelligenter Dokumenten-Workflow mit OCR & KI-Klassifizierung
Automatisiertes Einlesen, Klassifizieren und Verarbeiten von eingehenden Dokumenten per OCR, KI-Analyse und automatischer Ablage in Notion mit Freigabe-Workflow.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
n8n orchestriert OCR, KI-Klassifizierung und automatische Ablage: Dokumente werden gescannt, Inhalte extrahiert, kategorisiert und in Notion abgelegt mit automatischen Benachrichtigungen für Freigaben.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- Dokumentenerfassung
- OCR & Textextraktion
- KI-Klassifizierung
- Automatische Ablage
- Freigabe-Workflow
- Archivierung & Reporting
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4NotionSlackMake
Von Eingang bis Ausgabe
1
Dokumentenerfassung
Trigger bei neuem Dokument in E-Mail oder Cloud-Speicher (z.B. Google Drive).
2
OCR & Textextraktion
Verarbeitung des Dokuments mit OCR, Extraktion von Text und Metadaten.
3
KI-Klassifizierung
OpenAI GPT-4 analysiert Inhalt, kategorisiert Dokument und extrahiert Schlüsseldaten.
4
Automatische Ablage
Erstellung oder Update eines Eintrags in Notion mit strukturierten Daten.
5
Freigabe-Workflow
Bei bedürftigen Dokumenten: Slack-Benachrichtigung an Verantwortliche für Genehmigung.
6
Archivierung & Reporting
Finale Archivierung und Protokollierung des Prozesses für Nachverfolgung.
Der Workflow startet mit dem Hochladen eines Dokuments (z.B. per E-Mail oder Cloud-Upload). n8n triggert eine OCR-Verarbeitung (z.B. mit integriertem Service oder Make), extrahiert Text und Metadaten. OpenAI GPT-4 analysiert den Inhalt, klassifiziert das Dokument (z.B. Rechnung, Vertrag, Angebot) und extrahiert Schlüsseldaten wie Beträge, Fristen oder Parteien. Basierend auf der Klassifizierung wird automatisch eine Notion-Datenbank angelegt oder aktualisiert, mit strukturierten Feldern. Bei bedürftigen Dokumenten (z.B. Verträge) wird eine Freigabe-Anfrage per Slack an verantwortliche Personen gesendet. Nach Freigabe wird das Dokument finalisiert und archiviert. Der gesamte Prozess ist auditierbar und reduziert manuelle Schritte auf ein Minimum.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
Nächster Schritt