Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsbearbeitung ist fehleranfällig, langsam und bindet wertvolle Ressourcen. Rechnungen gehen verloren, Freigaben verzögern sich und die Daten müssen mühsam in ERP-Systeme übertragen werden.
Dokumentenmanagement
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit automatischer Freigabe
Automatisiert den gesamten Rechnungsworkflow von E-Mail-Empfang über OCR-Erkennung und Datenvalidierung bis zur Freigabe und Zahlung. KI prüft Rechnungen auf Plausibilität und leitet sie an zuständige Mitarbeiter weiter.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow erfasst Rechnungen per E-Mail, extrahiert mit OCR alle relevanten Daten, validiert sie mit KI, leitet sie zur Freigabe weiter und überträgt freigegebene Rechnungen automatisch ins Buchhaltungssystem.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- E-Mail-Trigger
- OCR-Extraktion
- KI-Validierung
- Freigabe-Workflow
- System-Integration
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4AirtableSlackMake
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Trigger
Überwacht E-Mail-Postfach auf neue Rechnungsanhänge
2
OCR-Extraktion
Extrahiert Texte und strukturierte Daten aus PDF/Image-Rechnungen
3
KI-Validierung
Prüft extrahierte Daten auf Plausibilität und Vollständigkeit
4
Freigabe-Workflow
Leitet Rechnung an zuständigen Mitarbeiter via Slack zur Freigabe
5
System-Integration
Überträgt freigegebene Rechnungen ins Buchhaltungssystem
Der Workflow startet mit einem E-Mail-Trigger, der eingehende Rechnungen erfasst. Ein OCR-Service extrahiert Texte und strukturierte Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant. OpenAI GPT-4 prüft die Plausibilität (z.B. Beträge, Steuern). Bei Auffälligkeiten wird eine manuelle Prüfung ausgelöst. Valide Rechnungen werden in Airtable gespeichert und per Slack an den zuständigen Mitarbeiter zur Freigabe gesendet. Nach Freigabe wird die Rechnung automatisch in das Buchhaltungssystem (z.B. DATEV) übertragen und der Zahlungslauf angestoßen. Alle Schritte werden protokolliert.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
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