Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Dokumentenablage ist fehleranfällig, langsam und führt zu inkonsistenten Dateistrukturen. Die Suche nach Dokumenten und die Einleitung von Prozessen (wie Rechnungsfreigabe) kostet viel Zeit.
Dokumentenmanagement
Intelligente Dokumentenverarbeitung mit automatischer Klassifizierung
Automatisiertes Einlesen, Klassifizieren und Verarbeiten eingehender Dokumente via E-Mail oder Upload. OCR extrahiert Text, KI klassifiziert den Dokumententyp und leitet Workflows ein.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow nutzt OCR für die Texterkennung und KI (GPT-4) zur automatischen Klassifizierung (z.B. Rechnung, Vertrag, Lebenslauf). Basierend auf dem Typ wird das Dokument im richtigen Ordner abgelegt und der entsprechende Genehmigungs- oder Archivierungsprozess gestartet.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- Trigger & OCR
- KI-Klassifizierung
- Datenbank-Update
- Prozess-Auslösung
- Benachrichtigung & Logging
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google DriveSlackAirtable
Von Eingang bis Ausgabe
1
Trigger & OCR
Neue Dokumente per E-Mail oder Datei-Upload erfassen und mit OCR (z.B. via n8n oder Make) Text extrahieren.
2
KI-Klassifizierung
Extrahierten Text an GPT-4 senden, um Typ, Metadaten und notwendige Aktionen zu bestimmen.
3
Datenbank-Update
Dokument und Metadaten in Airtable oder Notion speichern und in Google Drive im richtigen Ordner ablegen.
4
Prozess-Auslösung
Abhängig vom Typ: Freigabe-Workflow in Slack starten, Signatur anfordern oder nur archivieren.
5
Benachrichtigung & Logging
Betroffene Teams benachrichtigen und den kompletten Verarbeitungspfad protokollieren.
Der Workflow beginnt mit einem Trigger für neue E-Mail-Anhänge oder Dateien in einem Cloud-Ordner. n8n ruft eine OCR-API auf, um Text aus PDFs oder Bildern zu extrahieren. Der extrahierte Text wird an OpenAI GPT-4 gesendet, um den Dokumententyp (z.B. 'Rechnung', 'Vertragsentwurf', 'Bewerbung') und relevante Metadaten (Rechnungsnummer, Betrag, Datum) zu identifizieren. Basierend auf der Klassifikation wird das Dokument in der entsprechenden Notion-Datenbank oder Google Drive-Struktur abgelegt. Bei einer Rechnung wird automatisch eine Freigabeanfrage per Slack an die Finanzabteilung gesendet. Bei einem Vertrag wird ein Signatur-Workflow in PandaDoc oder DocuSign initiiert. Alle Schritte und Metadaten werden in Airtable protokolliert.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
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