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Terminmanagement

Intelligentes Terminmanagement mit No-Show-Reduktion

Automatisiert Terminbuchung, Erinnerungen und Nachbereitung. Reduziert No-Shows durch personalisierte Kommunikation und optimiert Auslastung.

medium10h/Woche
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Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle Terminverwaltung ist zeitaufwändig, führt zu No-Shows und ineffizienter Auslastung von Ressourcen wie Beratern oder Servicekräften.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

n8n orchestriert Buchungen, sendet mehrstufige Erinnerungen (E-Mail/SMS), prüft Verfügbarkeit und aktualisiert CRM/Calender automatisch.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. Terminanfrage erfassen
  2. Verfügbarkeit prüfen
  3. Bestätigung senden
  4. Erinnerungen automatisieren
  5. No-Show-Prävention
  6. Nachbereitung & Reporting
Tools

Technische Bausteine

n8nGoogle SheetsMailchimpHubSpotOpenAI GPT-4
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

Terminanfrage erfassen

Formular-Daten (z.B. via Webhook) in n8n importieren und validieren.

2

Verfügbarkeit prüfen

Google Calendar abfragen und passenden Slot finden/blockieren.

3

Bestätigung senden

Automatisierte E-Mail/SMS mit Termindetails und Links versenden.

4

Erinnerungen automatisieren

24h und 2h vor Termin personalisierte Reminder per Mailchimp/SMS.

5

No-Show-Prävention

Bei Nicht-Reaktion 1h vor Termin Eskalation an Team via Slack.

6

Nachbereitung & Reporting

Feedback anfragen, HubSpot aktualisieren, Daten in Google Sheets protokollieren.

Der Workflow startet mit einer Terminanfrage per Webformular oder Chat. n8n prüft Verfügbarkeit in Google Calendar, sendet Bestätigung und blockiert den Slot. 24h und 2h vor Termin werden personalisierte Erinnerungen via Mailchimp/SMS versendet. Bei Absage wird der Slot freigegeben und Warteliste benachrichtigt. Nach Termin erfolgt automatische Nachbereitung: Feedback-Anfrage, CRM-Update in HubSpot und Reporting in Google Sheets. OpenAI analysiert Absagegründe zur Optimierung.

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