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Terminmanagement

Automatische Terminerinnerung per E-Mail und Slack

Automatisiere Terminerinnerungen für Kunden und Teammitglieder. Reduziere No-Shows und manuelle Nachfassaktionen.

easy45 Minuten
Diesen Ablauf einschätzen lassen
Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Kunden und Teammitglieder vergessen oft Termine, was zu No-Shows und Zeitverlust führt. Manuelle Erinnerungen sind aufwändig und fehleranfällig.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

Ein n8n-Workflow, der Termine aus einem Google-Kalender ausliest und automatisch personalisierte Erinnerungen per E-Mail und Slack versendet.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. Trigger einrichten
  2. Kalender abfragen
  3. Bedingungen prüfen
  4. E-Mail senden
  5. Slack senden
  6. Termin aktualisieren
Tools

Technische Bausteine

n8ngoogle calendarslacksmtp
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

Trigger einrichten

Cron-Job alle 15 Minuten konfigurieren.

2

Kalender abfragen

Google-Kalender-Knoten für die nächsten 24 Stunden einrichten.

3

Bedingungen prüfen

IF-Knoten, um zu prüfen, ob Erinnerung schon gesendet wurde.

4

E-Mail senden

SMTP-Knoten mit personalisierter Vorlage.

5

Slack senden

Slack-Knoten mit Nachricht an Mitarbeiter.

6

Termin aktualisieren

Google-Kalender-Knoten, um Notiz hinzuzufügen.

Ziel

Automatisiere Terminerinnerungen, um No-Shows zu reduzieren und Zeit zu sparen.

Benötigte Dienste

  • n8n
  • Google Kalender
  • E-Mail (SMTP)
  • Slack

Workflow-Schritte

  1. Trigger: Cron-Job (z.B. alle 15 Minuten)
  2. Google Kalender abrufen: Lese anstehende Termine der nächsten 24 Stunden.
  3. Für jeden Termin:
  • Prüfe, ob Erinnerung bereits gesendet wurde (z.B. über ein Notizfeld).
  • Sende E-Mail an den Teilnehmer mit Termindetails.
  • Sende Slack-Nachricht an den verantwortlichen Mitarbeiter.
  • Markiere Termin als erinnert.

Vorteile

  • Keine manuellen Erinnerungen mehr
  • Weniger No-Shows
  • Professioneller Eindruck beim Kunden

Konfiguration

  • Erstelle einen Google Kalender mit Terminen.
  • Richte SMTP-Zugang ein.
  • Erstelle einen Slack Webhook.
  • Passe die Nachrichtenvorlagen an.
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