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Terminmanagement

Automatische Terminerinnerungen per E-Mail und Slack

Automatisiere Terminerinnerungen für Kunden- und Teammitglieder durch Integration von Kalender, E-Mail und Slack.

medium45 Minuten
Diesen Ablauf einschätzen lassen
Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle Erinnerungen an bevorstehende Termine sind zeitaufwändig und fehleranfällig, besonders bei vielen Terminen pro Woche.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

Ein n8n-Workflow überwacht einen Google-Kalender, extrahiert neue Termine und sendet automatisch Erinnerungen per E-Mail und Slack-Nachricht an die Teilnehmer.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. Google Kalender Trigger einrichten
  2. Daten extrahieren und formatieren
  3. E-Mail senden
  4. Slack-Nachricht senden
Tools

Technische Bausteine

n8ngoogle calendarslackgmail
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

Google Kalender Trigger einrichten

Erstelle einen Google Kalender Node, der bei neuen Terminen triggert.

2

Daten extrahieren und formatieren

Verwende einen Function Node, um Termindetails zu formatieren.

3

E-Mail senden

Konfiguriere einen SMTP Node zum Versenden der Erinnerungs-E-Mail.

4

Slack-Nachricht senden

Richte einen Slack Node mit Webhook-URL ein, um eine Nachricht zu senden.

Beschreibung

Dieser Workflow automatisiert das Versenden von Terminerinnerungen. Er überwacht einen Google-Kalender auf neue Termine, extrahiert Details (Titel, Zeit, Teilnehmer) und sendet eine E-Mail sowie eine Slack-Nachricht an die Teilnehmer.

Voraussetzungen

  • n8n-Instanz
  • Google-Konto mit Kalenderzugriff
  • Slack-Workspace mit Webhook-URL
  • E-Mail-Dienst (z.B. SMTP oder Gmail)

Workflow-Schritte

  1. Google Kalender Trigger: Startet bei neuen Terminen.
  2. Daten extrahieren: Holt Titel, Startzeit, Endzeit und Teilnehmer-E-Mails.
  3. E-Mail senden: Versendet eine Erinnerungs-E-Mail über SMTP.
  4. Slack-Nachricht senden: Sendet eine Nachricht an einen Slack-Kanal.

Konfiguration

  • Google Kalender Node: Verbinde dein Google-Konto und wähle den Kalender aus.
  • SMTP Node: Konfiguriere deinen E-Mail-Server (z.B. Gmail SMTP).
  • Slack Node: Nutze einen Incoming Webhook.

Ergebnis

Zeitersparnis von ca. 5 Stunden pro Woche, weniger verpasste Termine, höhere Kundenzufriedenheit.

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