Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsstellung, verspätete Zahlungen und fehlende Mahnläufe führen zu Zeitverlust, schlechtem Cashflow und erhöhtem Verwaltungsaufwand.
Rechnungsstellung & Zahlungen
Automatisierte Rechnungsverwaltung mit Zahlungs-Erinnerungen
Dieser Workflow automatisiert die Rechnungsstellung, überwacht Zahlungseingänge, sendet automatische Erinnerungen und aktualisiert Buchhaltungssysteme. Er reduziert manuelle Arbeit und verbessert den Cashflow.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow erstellt automatisch Rechnungen, überwacht Zahlungen via API, sendet gestaffelte Erinnerungen und synchronisiert Status mit Buchhaltungstools. Bei Zahlungsausfall werden Eskalationsprozesse ausgelöst.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nGoogle SheetsMailchimpSlackStripe API
Von Eingang bis Ausgabe
1
Rechnungserstellung
Automatische Generierung aus Bestelldaten und Versand per E-Mail
2
Zahlungsüberwachung
Täglicher Check der Zahlungseingänge via Payment-Provider APIs
3
Erinnerungsprozess
Gestaffelte Erinnerungen bei ausstehenden Zahlungen (Tag 7, 14, 21)
4
Status-Synchronisation
Aktualisierung von CRM/Buchhaltung bei Zahlungseingang oder Ausfall
5
Eskalationsmanagement
Automatische Ticket-Erstellung bei Zahlungsausfall für manuelle Bearbeitung
Der Workflow startet mit einem Trigger bei neuer Bestellung in Shopify/WooCommerce. n8n erstellt eine Rechnung in Google Sheets/Notion und sendet sie per E-Mail. Ein täglicher Check überwacht Zahlungseingänge via Stripe/PayPal API. Bei ausstehender Zahlung nach 7 Tagen wird eine freundliche Erinnerung via Mailchimp/Sendinblue versendet. Nach 14 Tagen folgt eine Mahnung per E-Mail und Slack-Benachrichtigung an das Finanzteam. Bei Zahlung wird der Status in Airtable/HubSpot aktualisiert und Buchungssätze in der Buchhaltung erzeugt. Bei Zahlungsausfall nach 30 Tagen wird ein Ticket in Zendesk/Zammad für manuelle Prüfung erstellt.
Diesen Workflow umsetzen
Wir automatisieren diesen Prozess fuer Sie — komplett eingerichtet und betreut.
Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
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