Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsstellung, verspätete Zahlungen durch fehlende Mahnungen und inkonsistente Daten zwischen Shop, CRM und Buchhaltung führen zu Zeitverlust und Liquiditätsproblemen.
Rechnungsstellung & Zahlungen
Intelligente Rechnungsautomatisierung mit Mahnwesen & Zahlungsstatus
Dieser Workflow automatisiert die gesamte Rechnungsstellung, überwacht Zahlungsstatus, initiiert Mahnläufe bei Fälligkeit und synchronisiert Buchungssätze. Er integriert E-Commerce, CRM und Buchhaltung.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Automatische Rechnungserstellung bei Bestellung, tägliche Zahlungsstatusprüfung, gestaffelte Erinnerungen per E-Mail und Slack bei Überfälligkeit sowie automatische Buchungssatzerstellung im Rechnungswesen.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- Bestellungserfassung
- Rechnungserstellung & Versand
- Zahlungsstatus-Überwachung
- Mahnlauf-Automation
- CRM- & Buchhaltungs-Sync
Technische Bausteine
ShopifyHubSpotSendinblueSlackGoogle Sheets
Von Eingang bis Ausgabe
1
Bestellungserfassung
Trigger bei neuer Shopify/WooCommerce-Bestellung, Extraktion der Kundendaten und Bestelldetails.
2
Rechnungserstellung & Versand
Automatische PDF-Rechnungserstellung (ggf. mit GPT-4 für Text), Versand via E-Mail (Sendinblue/Mailchimp) an Kunden.
3
Zahlungsstatus-Überwachung
Tägliche Abfrage des Zahlungsstatus (z.B. via Stripe oder Shop-Schnittstelle) für alle ausstehenden Rechnungen.
4
Mahnlauf-Automation
Bei fälligen Rechnungen: Automatische, gestaffelte Erinnerungs-E-Mails (Tag 3, 7, 14) und interne Slack-Benachrichtigung.
5
CRM- & Buchhaltungs-Sync
Aktualisierung des Zahlungsstatus im CRM (HubSpot) und Erstellung eines Buchungssatzes in Google Sheets/Lexoffice bei Zahlungseingang.
Der Workflow startet mit einer neuen Bestellung in Shopify/WooCommerce. n8n erstellt automatisch eine Rechnung (PDF via GPT-4/Mailchimp) und sendet sie. Täglich prüft ein Scheduler den Zahlungsstatus in Stripe/Shopify. Bei fälligen Rechnungen werden nach 3, 7 und 14 Tagen automatische Erinnerungs-E-Mails (Sendinblue) und Slack-Benachrichtigungen an das Sales-Team versendet. Gleichzeitig wird der Zahlungsstatus im CRM (HubSpot/Salesforce) aktualisiert. Bei Zahlungseingang wird der Status auf 'bezahlt' gesetzt und ein Buchungssatz in Lexoffice/Datev oder Google Sheets erstellt. Für Abos wird die Wiederholung automatisch gestartet.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
Nächster Schritt