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Buchhaltung & Finanzen

Intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI-Validierung

Automatisiertes Einlesen, Klassifizieren und Validieren von eingehenden Rechnungen per E-Mail, mit KI-gestützter Prüfung und automatischer Buchung ins ERP-System.

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Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle Rechnungseingabe ist fehleranfällig, langsam und bindet wertvolle Ressourcen in der Buchhaltung.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

E-Mails mit Rechnungs-PDFs werden automatisch geparsed, Daten per KI extrahiert und gegen Bestellungen validiert, bevor sie ins Buchhaltungssystem übertragen werden.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. E-Mail-Trigger
  2. KI-Datenextraktion
  3. Datenvalidierung
  4. Automatische Buchung
  5. Benachrichtigung
Tools

Technische Bausteine

n8nOpenAI GPT-4Google SheetsAirtableSlack
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

E-Mail-Trigger

Überwacht E-Mail-Postfach auf neue Rechnungs-PDFs.

2

KI-Datenextraktion

Sendet PDF an GPT-4 zur Strukturierung von Rechnungsdaten.

3

Datenvalidierung

Vergleicht extrahierte Daten mit Bestellungen in Airtable.

4

Automatische Buchung

Überträgt valide Rechnungen ins ERP-System via API.

5

Benachrichtigung

Sendet Status-Updates an Slack und legt Diskrepanzen in Notion ab.

Der Workflow startet mit einem E-Mail-Trigger für eingehende Rechnungen. Angehängte PDFs werden an OpenAI GPT-4 gesendet, um Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Datum) zu extrahieren. Diese Daten werden in Google Sheets zwischengespeichert und automatisch mit offenen Bestellungen in Airtable abgeglichen. Bei Übereinstimmung wird die Rechnung im ERP (z.B. über eine API) verbucht und eine Bestätigung per Slack an das Finanzteam gesendet. Bei Diskrepanzen erfolgt eine manuelle Prüfung in Notion.

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