Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungserfassung ist zeitaufwändig, fehleranfällig und verlangsamt die Buchhaltungsprozesse. Rechnungen gehen in verschiedenen Postfächern ein und müssen mühsam sortiert und eingepflegt werden.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI-gestützter Daten-Extraktion
Automatisiert den gesamten Rechnungseingang von E-Mail-Postfächern, extrahiert mit KI relevante Daten (Rechnungsnummer, Betrag, Datum), validiert diese gegen bestehende Bestellungen und überträgt sie in die Buchhaltungssoftware.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow überwacht automatisch E-Mail-Postfächer, erkennt eingehende Rechnungen, extrahiert mit GPT-4 strukturierte Daten, gleicht sie mit offenen Bestellungen ab und erstellt Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- E-Mail-Überwachung
- KI-Datenextraktion
- Datenvalidierung
- Buchungssatzerstellung
- Archivierung & Benachrichtigung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsSlackDATEV API
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Überwachung
n8n überwacht regelmäßig konfigurierte E-Mail-Postfächer auf neue Rechnungs-PDFs.
2
KI-Datenextraktion
PDF-Anhänge werden an GPT-4 gesendet, um strukturierte Rechnungsdaten zu erhalten.
3
Datenvalidierung
Extrahierten Daten werden in Google Sheet gespeichert und mit Bestelldaten abgeglichen.
4
Buchungssatzerstellung
Bei erfolgreicher Validierung wird ein Buchungssatz für die Buchhaltungssoftware generiert.
5
Archivierung & Benachrichtigung
Rechnung wird archiviert; bei Fehlern erfolgt eine Slack-Benachrichtigung zur manuellen Prüfung.
Der Workflow startet mit einem regelmäßigen Abruf von E-Mail-Anhängen (PDF/Rechnungen) aus definierten Postfächern. Jedes Dokument wird an die OpenAI GPT-4 Vision API gesendet, um Rechnungsdaten wie Nummer, Datum, Nettobetrag, Steuer und Lieferant zu extrahieren. Diese Daten werden in einem Google Sheet zwischengespeichert und mit offenen Bestellungen aus einem ERP-System (z.B. über eine API) abgeglichen. Bei Übereinstimmung wird ein Buchungssatz generiert und via API an die Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV) übertragen. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Daten wird eine Benachrichtigung mit den fehlenden Informationen an den zuständigen Mitarbeiter in Slack gesendet. Abschließend wird die verarbeitete Rechnung in einer Cloud-Ordnerstruktur archiviert.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
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