Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsbearbeitung kostet 15-20 Minuten pro Beleg, führt zu Fehlern bei Dateneingabe und verpassten Zahlungsfristen durch unübersichtliche Mahnprozesse.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI-gestützter Datenvalidierung
Automatisiert den gesamten Rechnungseingang von E-Mail bis Buchhaltungssystem. KI extrahiert und validiert Daten, erstellt Buchhaltungseinträge und verwaltet Zahlungserinnerungen.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow erfasst Rechnungen per E-Mail, nutzt KI zur Texterkennung und -validierung, erstellt automatisch Buchungssätze und triggert Zahlungserinnerungen basierend auf Fälligkeitsdaten.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- E-Mail-Trigger
- KI-Datenextraktion
- Datenprotokollierung
- Buchungssatzerstellung
- Fälligkeitsmanagement
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsSlackSendinblue
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Trigger
Überwacht spezielles Postfach auf neue Rechnungs-E-Mails mit PDF/Anhang.
2
KI-Datenextraktion
OpenAI analysiert Anhang, extrahiert strukturierte Daten und validiert gegen Geschäftslogik.
3
Datenprotokollierung
Speichert validierte Rechnungsdaten in Google Sheets/Airtable mit Zeitstempel.
4
Buchungssatzerstellung
Erstellt standardisierte Buchungssätze für den Import ins Buchhaltungssystem.
5
Fälligkeitsmanagement
Setzt Erinnerungen in Slack vor Fälligkeit und löst Mahnprozess bei Verzug aus.
Der Workflow beginnt mit einem E-Mail-Trigger für eingehende Rechnungen. Ein KI-Knoten (OpenAI GPT-4) analysiert den Anhang, extrahiert Rechnungsnummer, Betrag, Steuer, Lieferant und Fälligkeitsdatum und validiert die Plausibilität. Die Daten werden in Google Sheets oder Airtable protokolliert. Bei erfolgreicher Validierung wird ein Buchungssatz im Finanzsystem (z.B. Datev-Export) erstellt. Parallel wird ein Kalendereintrag für die Fälligkeit gesetzt. 3 Tage vor Fälligkeit wird eine interne Erinnerung in Slack gesendet. Bei Überschreitung der Fälligkeit wird automatisch eine Mahnung per E-Mail (Sendinblue) generiert und der Status aktualisiert.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
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