Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungseingabe ist fehleranfällig, langsam und bindet wertvolle Ressourcen in der Buchhaltung.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI-Validierung
Automatisiertes Einlesen, Klassifizieren und Validieren von eingehenden Rechnungen per E-Mail, mit KI-gestützter Prüfung und automatischer Buchung ins ERP-System.
Wie der Ablauf stabiler wird.
E-Mails mit Rechnungs-PDFs werden automatisch geparsed, Daten per KI extrahiert und gegen Bestellungen validiert, bevor sie ins Buchhaltungssystem übertragen werden.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsAirtableSlack
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Trigger
Überwacht E-Mail-Postfach auf neue Rechnungs-PDFs.
2
KI-Datenextraktion
Sendet PDF an GPT-4 zur Strukturierung von Rechnungsdaten.
3
Datenvalidierung
Vergleicht extrahierte Daten mit Bestellungen in Airtable.
4
Automatische Buchung
Überträgt valide Rechnungen ins ERP-System via API.
5
Benachrichtigung
Sendet Status-Updates an Slack und legt Diskrepanzen in Notion ab.
Der Workflow startet mit einem E-Mail-Trigger für eingehende Rechnungen. Angehängte PDFs werden an OpenAI GPT-4 gesendet, um Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Datum) zu extrahieren. Diese Daten werden in Google Sheets zwischengespeichert und automatisch mit offenen Bestellungen in Airtable abgeglichen. Bei Übereinstimmung wird die Rechnung im ERP (z.B. über eine API) verbucht und eine Bestätigung per Slack an das Finanzteam gesendet. Bei Diskrepanzen erfolgt eine manuelle Prüfung in Notion.
Diesen Workflow umsetzen
Wir automatisieren diesen Prozess fuer Sie — komplett eingerichtet und betreut.
Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
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