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Buchhaltung & Finanzen

Automatische Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung

Automatisiere die Erfassung, Verarbeitung und Buchhaltung von eingehenden Rechnungen mit n8n.

medium45 Minuten
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Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle Rechnungsverarbeitung ist zeitaufwändig, fehleranfällig und verlangsamt die Buchhaltungsprozesse.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

Ein n8n-Workflow erfasst Rechnungen per E-Mail, extrahiert Daten, validiert sie und überträgt sie automatisch in die Buchhaltungssoftware.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. Schritt 1
  2. Schritt 2
  3. Schritt 3
  4. Schritt 4
  5. Schritt 5
  6. Schritt 6
Tools

Technische Bausteine

n8nGmailDATEV APISlack
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

Schritt 1

E-Mail-Trigger einrichten, um neue Rechnungen zu erfassen

2

Schritt 2

Anhänge extrahieren und in ein verarbeitbares Format konvertieren

3

Schritt 3

Rechnungsdaten mit OCR oder Parsing extrahieren

4

Schritt 4

Extrahierte Daten auf Vollständigkeit und Konsistenz prüfen

5

Schritt 5

Validierte Daten per API in die Buchhaltungssoftware übertragen

6

Schritt 6

Benachrichtigungen für erfolgreiche oder fehlgeschlagene Verarbeitung senden

Überblick

Dieser Workflow automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Buchhaltungseffizienz zu steigern.

Voraussetzungen

  • n8n-Instanz
  • E-Mail-Konto (z.B. Gmail, Outlook)
  • Buchhaltungssoftware-API (z.B. DATEV, Lexware)
  • Optional: OCR-Dienst für gescannte Rechnungen

Workflow-Schritte

  1. E-Mail-Trigger: Überwacht den E-Mail-Posteingang auf neue Rechnungen.
  2. Anhangsextraktion: Extrahiert Rechnungsdateien (PDF, JPG) aus E-Mails.
  3. Datenextraktion: Nutzt OCR oder Parsing, um Rechnungsdaten wie Betrag, Datum und Lieferant zu erfassen.
  4. Datenvalidierung: Prüft die extrahierten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
  5. Buchhaltungstransfer: Überträgt validierte Daten per API in die Buchhaltungssoftware.
  6. Benachrichtigung: Sendet eine Bestätigung per Slack oder E-Mail bei Erfolg oder Fehlern.

Vorteile

  • Reduziert manuelle Dateneingabe
  • Minimiert Fehler
  • Beschleunigt Buchhaltungsprozesse
  • Verbessert die Dokumentation

Erweiterungsmöglichkeiten

  • Integration mit Zahlungssystemen
  • Automatische Archivierung
  • Mehrsprachige Rechnungsverarbeitung
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