Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungseingabe ist fehleranfällig, zeitintensiv und verzögert die Buchhaltung. Belege gehen verloren oder werden doppelt verbucht.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit automatischer Buchhaltung
Automatische Erfassung, Prüfung und Verbuchung von eingehenden Rechnungen per E-Mail. KI-basierte Texterkennung extrahiert Daten, validiert sie und überträgt sie ins Buchhaltungssystem.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Eingehende Rechnungs-PDFs werden per KI analysiert, Daten automatisch erfasst und nach Validierung ins Buchhaltungssystem übertragen. Bei Unklarheiten erfolgt eine Slack-Benachrichtigung.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- E-Mail-Trigger
- PDF-Extraktion
- KI-Datenextraktion
- Datenvalidierung
- Buchung & Archivierung
- Fehlerbehandlung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsSlackZammad
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Trigger
Überwachung des Rechnungs-E-Mail-Postfachs auf neue Nachrichten mit PDF-Anhängen.
2
PDF-Extraktion
Herunterladen des Rechnungs-PDFs und Vorbereitung für die KI-Analyse.
3
KI-Datenextraktion
OpenAI GPT-4 analysiert den PDF-Text und extrahiert strukturiert Rechnungsdaten wie Betrag, Datum, Lieferant.
4
Datenvalidierung
Abgleich der extrahierten Daten mit Stammdaten in Google Sheets (z.B. Lieferantenliste, Budgets).
5
Buchung & Archivierung
Bei erfolgreicher Validierung: API-Übertragung ins Buchhaltungssystem und Archivierung im Cloud-Speicher.
6
Fehlerbehandlung
Bei Unstimmigkeiten: Erstellung eines Support-Tickets in Zammad und Benachrichtigung des Teams via Slack.
Der Workflow startet, wenn eine Rechnung per E-Mail eingeht. n8n ruft den Anhang ab und sendet ihn an OpenAI zur Texterkennung. Rechnungsdaten wie Betrag, Rechnungsnummer, Lieferant und Datum werden extrahiert. Diese werden in Google Sheets zwischengespeichert und mit hinterlegten Stammdaten abgeglichen. Bei erfolgreicher Validierung wird die Buchung in der Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV) via API vorgenommen. Bei Abweichungen oder fehlenden Daten wird ein Ticket in Zammad erstellt und das Team per Slack benachrichtigt. Abschließend wird die verarbeitete Rechnung in einem Google Drive-Ordner archiviert.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
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