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Buchhaltung & Finanzen

Intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI-gestützter Klassifizierung

Automatische Erfassung, Validierung und Buchung von eingehenden Rechnungen per E-Mail. Extrahiert Daten via OCR, prüft sie mit KI und synchronisiert sie mit Buchhaltungssoftware.

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Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle Rechnungserfassung ist fehleranfällig, langsam und bindet wertvolle Ressourcen. Unstrukturierte Daten führen zu Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

Der Workflow nutzt KI, um Rechnungsdaten automatisch zu extrahieren, zu validieren und in das Buchhaltungssystem zu übertragen. Bei Unstimmigkeiten wird eine manuelle Prüfung ausgelöst.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. E-Mail-Trigger
  2. OCR-Extraktion
  3. KI-Datenanalyse
  4. Validierung & Abgleich
  5. Automatische Buchung
  6. Exception-Handling
  7. Archivierung & Reporting
Tools

Technische Bausteine

n8nOpenAI GPT-4AirtableGoogle SheetsSlack
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

E-Mail-Trigger

Überwacht E-Mail-Postfach auf neue Rechnungs-PDFs und lädt Anhänge herunter.

2

OCR-Extraktion

Extrahiert Text aus PDF-Rechnungen mittels OCR (z.B. via n8n oder Make).

3

KI-Datenanalyse

GPT-4 analysiert extrahierten Text, erkennt Schlüsselfelder und strukturiert Daten.

4

Validierung & Abgleich

Vergleicht extrahierte Daten mit Stammdaten in Airtable (Lieferanten, Budgets).

5

Automatische Buchung

Bei erfolgreicher Validierung: Überträgt Daten in Buchhaltungssystem (z.B. via API).

6

Exception-Handling

Bei Fehlern: Erstellt Ticket in Zammad und benachrichtigt Team per Slack.

7

Archivierung & Reporting

Speichert Rechnung in Google Drive und aktualisiert Übersicht in Google Sheets.

Der Workflow beginnt mit dem Abruf von E-Mail-Anhängen (Rechnungen als PDF). Ein OCR-Tool extrahiert den Text, der dann von GPT-4 analysiert wird, um Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant und Fälligkeitsdatum zu identifizieren. Diese Daten werden mit Stammdaten in Airtable abgeglichen. Bei Übereinstimmung wird die Buchung in der Buchhaltungssoftware (z.B. Datev) vorgenommen und eine Bestätigung per Slack gesendet. Bei Abweichungen (z.B. unbekannter Lieferant) wird ein Ticket in Zammad erstellt und der zuständige Mitarbeiter benachrichtigt. Abschließend wird die verarbeitete Rechnung in Google Drive archiviert.

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