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Buchhaltung & Finanzen

Intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI-gestützter Buchhaltung

Automatische Erfassung, Validierung und Verbuchung von eingehenden Rechnungen per E-Mail, mit KI-gestützter Datenextraktion und Integration ins Buchhaltungssystem.

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Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle Rechnungserfassung ist fehleranfällig, zeitaufwändig und verlangsamt die Buchhaltungsprozesse erheblich.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

Eingehende Rechnungs-Emails werden automatisch geparsed, Rechnungsdaten per KI extrahiert, validiert und in die Buchhaltungssoftware übertragen.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. Email-Trigger
  2. KI-Datenextraktion
  3. Datenvalidierung
  4. Manuelle Prüfung (falls nötig)
  5. Buchhaltungsintegration
  6. Archivierung & Reporting
Tools

Technische Bausteine

n8nOpenAI GPT-4Google SheetsSlack
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

Email-Trigger

IMAP-Node ruft eingehende Rechnungs-Emails ab und filtert nach Absender/Betreff.

2

KI-Datenextraktion

OpenAI Node analysiert Anhänge (PDF/Image) und extrahiert Rechnungsdaten strukturiert.

3

Datenvalidierung

Extrahiere Daten werden mit Google Sheets-Stammdaten (Lieferanten, Budgets) abgeglichen.

4

Manuelle Prüfung (falls nötig)

Bei Unstimmigkeiten wird eine Slack-Nachricht mit Rechnungsdetails an die Buchhaltung gesendet.

5

Buchhaltungsintegration

Valide Rechnungsdaten werden per API-Request an die Buchhaltungssoftware (z.B. Datev, Lexoffice) übertragen.

6

Archivierung & Reporting

Rechnungen werden in Google Drive archiviert und ein wöchentlicher Report per Email versendet.

Der Workflow startet mit dem Abruf von Rechnungs-Emails über IMAP. OpenAI GPT-4 extrahiert strukturiert Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Lieferant. Diese Daten werden in Google Sheets zwischengespeichert und mit Stammdaten abgeglichen. Bei Unstimmigkeiten erfolgt eine Slack-Benachrichtigung an die Buchhaltung. Valide Rechnungen werden automatisch in die Buchhaltungssoftware (z.B. über API) verbucht und archiviert. Ein wöchentliches Reporting wird per E-Mail versendet.

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