Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsbearbeitung ist fehleranfällig, zeitintensiv und führt zu verspäteten Zahlungen und Mahnungen.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung & Mahnwesen Automation
Automatische Erfassung, Klassifizierung und Weiterverarbeitung von eingehenden Rechnungen mit integriertem Mahnwesen und Reporting.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
KI-gestützte Texterkennung extrahiert Rechnungsdaten, automatisiert die Buchung, überwacht Fälligkeiten und löst Mahnprozesse aus.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- Rechnungserfassung
- Datenextraktion
- Datenvalidierung
- Buchungsautomatisierung
- Fälligkeitsüberwachung
- Mahnprozess
- Reporting & Benachrichtigung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsSendinblueSlack
Von Eingang bis Ausgabe
1
Rechnungserfassung
Automatischer Import von Rechnungen aus E-Mail-Postfach oder Cloud-Ordner via n8n.
2
Datenextraktion
KI-gestützte OCR mit GPT-4 erkennt und extrahiert strukturiert Rechnungsdaten wie Betrag, Datum und Lieferant.
3
Datenvalidierung
Abgleich der extrahierten Daten mit bestehenden Einträgen in Google Sheets zur Fehlervermeidung.
4
Buchungsautomatisierung
Automatische Übertragung validierter Daten in Buchhaltungssystem oder Tabellen für die Verbuchung.
5
Fälligkeitsüberwachung
n8n überwacht Fälligkeitsdaten und trigger Zahlungserinnerungen oder Mahnungen bei Verzug.
6
Mahnprozess
Automatisierte Versendung von Erinnerungen und Eskalations-Mails via Sendinblue bei ausbleibender Zahlung.
7
Reporting & Benachrichtigung
Generierung von Wochenreports und Benachrichtigung des Teams über offene Posten in Slack.
Der Workflow beginnt mit dem automatischen Import von Rechnungen per E-Mail oder Upload. n8n leitet das Dokument an OpenAI GPT-4 weiter, um per OCR relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum zu extrahieren. Diese werden in Google Sheets oder Airtable erfasst und mit bestehenden Aufträgen abgeglichen. Bei fälligen Rechnungen werden automatische Zahlungserinnerungen via E-Mail (Sendinblue) versendet. Bei Überschreitung der Frist werden Eskalationsstufen im Mahnwesen ausgelöst und das Team in Slack benachrichtigt. Abschließend generiert das System wöchentliche Reports zur Liquidität und offenen Posten.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
Nächster Schritt