Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungserfassung kostet wertvolle Zeit, führt zu Fehlern und verzögert Zahlungsprozesse. Mahnungen werden oft vergessen oder zu spät versendet.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung & Mahnwesen-Automation
Automatische Erfassung, Klassifizierung und Verarbeitung von eingehenden Rechnungen mit integriertem Mahnwesen und Reporting. Perfekte Workflow-Integration für KMU.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst, per KI analysiert, in Buchhaltungssysteme übertragen und bei Fälligkeit automatisch gemahnt. Vollständige Transparenz durch Echtzeit-Reporting.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- Rechnungserfassung
- KI-Datenextraktion
- Datenvalidierung
- Zahlungsüberwachung
- Mahnautomatisierung
- Reporting
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsMailchimpSlack
Von Eingang bis Ausgabe
1
Rechnungserfassung
Automatischer Import von Rechnungen per E-Mail-Parser oder Datei-Upload in n8n.
2
KI-Datenextraktion
OpenAI GPT-4 analysiert Rechnungs-PDFs/Images und extrahiert Rechnungsdaten (Betrag, Datum, Lieferant).
3
Datenvalidierung
Abgleich mit Stammdaten in Google Sheets, automatische Fehlererkennung und Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten.
4
Zahlungsüberwachung
Überwachung der Fälligkeitsdaten, automatische Erinnerungen 3 Tage vor Fälligkeit an Verantwortliche per Slack.
5
Mahnautomatisierung
Bei Überschreitung der Zahlungsfrist automatische Generierung und Versand von Mahnungen via Mailchimp.
6
Reporting
Monatliche automatische Erstellung von Offene-Posten-Listen und Cashflow-Reports in Google Sheets/Notion.
Der Workflow beginnt mit dem automatischen Import von Rechnungen per E-Mail oder Upload. OpenAI GPT-4 extrahiert strukturierte Daten (Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, Lieferant). Diese werden in Google Sheets oder Airtable erfasst und mit bestehenden Stammdaten abgeglichen. Bei Zahlungsverzug nach Fälligkeitsdatum werden automatisch Mahnungen generiert und per Mailchimp/Sendinblue versendet. Slack-Benachrichtigungen warnen das Team. Monatliche Reports werden automatisch in Notion erstellt. Die gesamte Buchhaltung wird so um 80% effizienter.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
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