Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungserfassung ist fehleranfällig, zeitintensiv und führt zu verspäteten Zahlungen sowie Inkassoproblemen.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung & Mahnungsautomatisierung
Automatische Erfassung, Verarbeitung und Zahlungsverfolgung von eingehenden Rechnungen mit KI-gestützter Datenextraktion und proaktiver Mahnungssteuerung.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow erfasst Rechnungen per E-Mail/Upload, extrahiert KI-gestützt Daten, erstellt Buchhaltungseinträge, überwacht Fälligkeiten und löst automatisch Mahnungen aus.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- Rechnungseingang
- KI-Datenextraktion
- Datenvalidierung & Speicherung
- Fälligkeitsüberwachung
- Mahnungs-Eskalation
- Reporting
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsSlackZammad
Von Eingang bis Ausgabe
1
Rechnungseingang
PDF-Rechnungen werden per E-Mail-Anhang oder Upload-Formular empfangen und an n8n weitergeleitet.
2
KI-Datenextraktion
OpenAI GPT-4 analysiert das PDF, extrahiert Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Lieferant und strukturiert die Daten.
3
Datenvalidierung & Speicherung
Extrahierten Daten werden mit Stammdaten in Google Sheets abgeglichen und bei Erfolg gespeichert.
4
Fälligkeitsüberwachung
Ein Timer-Node prüft täglich die Fälligkeit der erfassten Rechnungen basierend auf dem Zahlungsziel.
5
Mahnungs-Eskalation
Bei überfälligen Rechnungen: Tag 1 automatische Erinnerungsmail, Tag 7 Mahnung mit Slack-Benachrichtigung, Tag 14 Ticket in Zammad.
6
Reporting
Wöchentliche Zusammenfassung aller offenen Posten und Mahnstatus wird automatisch generiert und per E-Mail verteilt.
Der Workflow startet mit dem Empfang von Rechnungs-PDFs per E-Mail oder Upload. Ein KI-Modell extrahiert automatisch Rechnungsdaten wie Betrag, Datum und Lieferant. Die Daten werden in einer Google Sheets-Tabelle oder Airtable-Basis erfasst und mit vorhandenen Stammdaten abgeglichen. Bei erfolgreicher Prüfung wird ein Buchungssatz im System erstellt. Ein paralleler Timer überwacht die Zahlungsfristen. Bei Überschreitung werden automatisch Eskalationsstufen ausgelöst: Erinnerung per E-Mail, dann Mahnung mit Zahlungserinnerung via Slack an die Finanzabteilung. Bei ausbleibender Zahlung wird ein Vorgang im Ticketsystem eröffnet. Ein wöchentliches Reporting fasst den Status aller offenen Posten zusammen.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
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