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Buchhaltung & Finanzen

Automatisierte Rechnungsverarbeitung und Zahlungserinnerungen

Ein n8n-Workflow zur automatischen Verarbeitung eingehender Rechnungen, Zahlungsverfolgung und Versendung von Erinnerungen.

medium45 Minuten
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Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle Rechnungsverarbeitung ist zeitaufwändig, fehleranfällig und führt zu verspäteten Zahlungen.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

Automatisierung des gesamten Prozesses von Rechnungseingang über Zahlungsverfolgung bis hin zu Erinnerungen.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. Schritt 1
  2. Schritt 2
  3. Schritt 3
  4. Schritt 4
  5. Schritt 5
  6. Schritt 6
Tools

Technische Bausteine

n8nGmailGoogle SheetsSlack
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

Schritt 1

E-Mail-Trigger für Rechnungseingang konfigurieren

2

Schritt 2

Rechnungsdaten extrahieren und parsen

3

Schritt 3

Daten in Google Sheets speichern

4

Schritt 4

Zahlungserinnerungen basierend auf Fälligkeitsdatum erstellen

5

Schritt 5

Automatische E-Mail-Erinnerungen versenden

6

Schritt 6

Wöchentliche Berichte generieren und verteilen

Übersicht

Dieser Workflow automatisiert die Buchhaltungsprozesse für eingehende Rechnungen, reduziert manuelle Arbeit und verbessert die Zahlungsmoral.

Voraussetzungen

  • n8n-Instanz
  • E-Mail-Konto (z.B. Gmail, Outlook)
  • Google Sheets oder Airtable für Datenhaltung
  • Optional: Slack für Benachrichtigungen

Workflow-Schritte

1. E-Mail-Überwachung

  • Überwacht ein spezielles E-Mail-Postfach für Rechnungen
  • Filtert eingehende E-Mails nach Betreff oder Absender
  • Extrahiert Rechnungsdaten aus Anhängen (PDF/Word)

2. Datenverarbeitung

  • Parst Rechnungsinformationen (Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum)
  • Validiert Daten gegen vorhandene Lieferanten
  • Speichert Rechnungen in einer Datenbank

3. Zahlungsverfolgung

  • Erstellt Zahlungserinnerungen basierend auf Fälligkeitsdatum
  • Sendet automatische Erinnerungen per E-Mail
  • Aktualisiert Zahlungsstatus in der Datenbank

4. Berichterstattung

  • Generiert wöchentliche Übersichten
  • Sendet Berichte an verantwortliche Personen
  • Erstellt Auswertungen für das Management

Konfiguration

  1. E-Mail-Trigger einrichten
  2. Datenbankverbindung konfigurieren
  3. Vorlagen für Erinnerungs-E-Mails erstellen
  4. Berichtszeiträume definieren

Vorteile

  • Reduziert manuelle Dateneingabe um 80%
  • Verbessert Zahlungseingang durch rechtzeitige Erinnerungen
  • Erhöht Transparenz im Rechnungsprozess
Weiterdenken

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