Ein Workflow zur automatischen Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von eingehenden Rechnungen für kleine Unternehmen und Freiberufler.
Manuelle Rechnungsverarbeitung ist zeitaufwändig, fehleranfällig und führt zu Verzögerungen bei der Buchhaltung. Rechnungen werden oft per E-Mail erhalten, müssen manuell erfasst, kategorisiert und gespeichert werden, was zu Ineffizienzen und möglichen Zahlungsverzögerungen führt.
Dieser Workflow automatisiert den gesamten Prozess: Er erfasst Rechnungen aus E-Mails, extrahiert relevante Daten (wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum), kategorisiert sie, speichert sie in einer Cloud-Datenbank und sendet Benachrichtigungen an das Team. Dadurch werden manuelle Schritte eliminiert, die Genauigkeit verbessert und die Buchhaltung beschleunigt.
Konfiguriere den Email Trigger (IMAP) Node, um neue E-Mails mit Rechnungsanhang im Posteingang zu überwachen.
Verwende den Extract from File Node, um den Rechnungsanhang (z.B. PDF) aus der E-Mail zu extrahieren.
Integriere einen OCR-Service oder Textverarbeitungs-Node, um Rechnungsdaten wie Nummer, Betrag und Datum zu lesen.
Füge IF Nodes hinzu, um die extrahierten Daten auf Vollständigkeit zu prüfen und bei Fehlern zu korrigieren.
Ordne die Rechnung basierend auf Lieferant oder Betrag einer Buchhaltungskategorie zu, z.B. mit einem Switch Node.
Speichere die Rechnung und Metadaten in Airtable oder einer ähnlichen Datenbank mit dem entsprechenden Node.
Sende eine Slack-Benachrichtigung an das Buchhaltungsteam mit Details zur neuen Rechnung.
Verschiebe die verarbeitete E-Mail in einen Archivordner, um den Posteingang aufzuräumen.
Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.