Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Terminverwaltung kostet wertvolle Zeit, führt zu vergessenen Terminen, hohen No-Show-Raten und inkonsistenter Nachbereitung.
Terminmanagement
Intelligente Terminmanagement-Automation mit KI-Unterstützung
Automatisiert Terminbuchungen, sendet personalisierte Erinnerungen, reduziert No-Shows durch KI-gestützte Nachverfolgung und erstellt automatisch Nachbereitungsdokumente in Notion.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow verbindet Kalender, KI und Kommunikationstools, um Termine automatisch zu bestätigen, personalisierte Erinnerungen zu senden, No-Shows vorzubeugen und Nachbereitungsnotizen zu generieren.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google CalendarSendinblueNotion
Von Eingang bis Ausgabe
1
Terminerfassung
Google Calendar-Trigger erfasst neue Termine mit Details wie Teilnehmer, Zeit und Beschreibung.
2
Automatische Bestätigung
Sendet sofort eine personalisierte Bestätigungs-E-Mail an alle Teilnehmer über Sendinblue.
3
KI-gestützte Erinnerung
GPT-4 generiert 24h vorher eine freundliche Erinnerungsnachricht, die per SMS oder Slack gesendet wird.
4
No-Show-Prävention
Bei Nichterscheinen analysiert GPT-4 die Historie und schlägt automatische Follow-ups (z.B. Nachfass-E-Mail) vor.
5
Automatische Nachbereitung
Nach Terminende erstellt GPT-4 aus Stichpunkten eine strukturierte Notiz und speichert sie in Notion.
Der Workflow startet, wenn ein neuer Termin im Google Calendar erstellt wird. n8n erfasst die Details und sendet eine Bestätigungs-E-Mail via Sendinblue. 24h vor dem Termin wird eine personalisierte Erinnerung per SMS oder Slack-DM gesendet. Bei No-Shows analysiert GPT-4 den Kontext und schlägt Follow-up-Aktionen vor. Nach dem Termin transkribiert GPT-4 aus Stichpunkten eine strukturierte Nachbereitung und speichert sie automatisch in Notion. Alle Termindaten werden in Airtable protokolliert für Reporting.
Diesen Workflow umsetzen
Wir automatisieren diesen Prozess fuer Sie — komplett eingerichtet und betreut.
Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
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