Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsverfolgung ist zeitaufwändig, Mahnungen werden oft verspätet versendet, Zahlungsausfälle werden spät erkannt und die Buchhaltung muss manuell synchronisiert werden.
Rechnungsstellung & Zahlungen
Intelligente Rechnungsverwaltung mit automatischen Mahnläufen
Dieser Workflow automatisiert die komplette Rechnungsstellung, überwacht Zahlungseingänge, steuert Mahnläufe basierend auf Payment-Status und erstellt Buchungssätze. Bei Zahlungsverzug werden automatisch Eskalationsstufen ausgelöst.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow erstellt automatisch Rechnungen, überwacht Zahlungseingänge via API, startet gestaffelte Mahnläufe bei Verzug und synchronisiert bezahlte Rechnungen automatisch mit der Buchhaltungssoftware.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- Rechnungserstellung
- Payment-Status Monitoring
- Mahnlauf-Steuerung
- Buchhaltungssynchronisation
- Team-Benachrichtigung
Technische Bausteine
n8nShopifyMailchimpAirtableSlack
Von Eingang bis Ausgabe
1
Rechnungserstellung
Automatische Generierung von Rechnungen aus Verkaufs- oder Servicedaten
2
Payment-Status Monitoring
Tägliche Überprüfung von Zahlungseingängen via Payment-Provider APIs
3
Mahnlauf-Steuerung
Automatische Eskalation bei Zahlungsverzug mit gestaffelten Erinnerungen
4
Buchhaltungssynchronisation
Automatische Erstellung von Buchungssätzen für bezahlte Rechnungen
5
Team-Benachrichtigung
Echtzeit-Notifications über kritische Zahlungsausfälle an relevante Teams
Der Workflow beginnt mit der automatischen Rechnungserstellung aus Verkaufsdaten (Shopify/WooCommerce) oder Service-Informationen. Jede Rechnung wird mit eindeutiger ID in Airtable/Google Sheets gespeichert. Ein täglicher Check überprüft den Payment-Status via Zahlungsanbieter-API. Bei ausstehender Zahlung nach 7 Tagen wird automatisch eine freundliche Erinnerung per Mailchimp/Sendinblue versendet. Nach 14 Tagen folgt eine erste Mahnung mit Zahlungserinnerung. Nach 30 Tagen wird eine letzte Mahnung mit Rechtshinweis generiert und der Fall an Zendesk/Zammad zur manuellen Bearbeitung eskaliert. Bezahlte Rechnungen werden automatisch als Buchungssatz in der Buchhaltung erfasst. Alle Statusänderungen werden in Slack kanälen gemeldet.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
Nächster Schritt