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Rechnungsstellung & Zahlungen

Automatisierte Rechnungsverwaltung mit Zahlungs-Erinnerungen

Dieser Workflow automatisiert die Rechnungsstellung, überwacht Zahlungseingänge, sendet automatische Erinnerungen und aktualisiert Buchhaltungssysteme. Er reduziert manuelle Arbeit und verbessert den Cashflow.

medium10h/Woche
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Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle Rechnungsstellung, verspätete Zahlungen und fehlende Mahnläufe führen zu Zeitverlust, schlechtem Cashflow und erhöhtem Verwaltungsaufwand.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

Der Workflow erstellt automatisch Rechnungen, überwacht Zahlungen via API, sendet gestaffelte Erinnerungen und synchronisiert Status mit Buchhaltungstools. Bei Zahlungsausfall werden Eskalationsprozesse ausgelöst.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. Rechnungserstellung
  2. Zahlungsüberwachung
  3. Erinnerungsprozess
  4. Status-Synchronisation
  5. Eskalationsmanagement
Tools

Technische Bausteine

n8nGoogle SheetsMailchimpSlackStripe API
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

Rechnungserstellung

Automatische Generierung aus Bestelldaten und Versand per E-Mail

2

Zahlungsüberwachung

Täglicher Check der Zahlungseingänge via Payment-Provider APIs

3

Erinnerungsprozess

Gestaffelte Erinnerungen bei ausstehenden Zahlungen (Tag 7, 14, 21)

4

Status-Synchronisation

Aktualisierung von CRM/Buchhaltung bei Zahlungseingang oder Ausfall

5

Eskalationsmanagement

Automatische Ticket-Erstellung bei Zahlungsausfall für manuelle Bearbeitung

Der Workflow startet mit einem Trigger bei neuer Bestellung in Shopify/WooCommerce. n8n erstellt eine Rechnung in Google Sheets/Notion und sendet sie per E-Mail. Ein täglicher Check überwacht Zahlungseingänge via Stripe/PayPal API. Bei ausstehender Zahlung nach 7 Tagen wird eine freundliche Erinnerung via Mailchimp/Sendinblue versendet. Nach 14 Tagen folgt eine Mahnung per E-Mail und Slack-Benachrichtigung an das Finanzteam. Bei Zahlung wird der Status in Airtable/HubSpot aktualisiert und Buchungssätze in der Buchhaltung erzeugt. Bei Zahlungsausfall nach 30 Tagen wird ein Ticket in Zendesk/Zammad für manuelle Prüfung erstellt.

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