Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsstellung, verspätete Zahlungen durch fehlende Mahnungen und inkonsistente Daten zwischen Shop, CRM und Buchhaltung führen zu Zeitverlust und Liquiditätsproblemen.
Rechnungsstellung & Zahlungen
Intelligente Rechnungsautomatisierung mit Mahnwesen & Zahlungsstatus
Dieser Workflow automatisiert die gesamte Rechnungsstellung, überwacht Zahlungsstatus, initiiert Mahnläufe bei Fälligkeit und synchronisiert Buchungssätze. Er integriert E-Commerce, CRM und Buchhaltung.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Automatische Rechnungserstellung bei Bestellung, tägliche Zahlungsstatusprüfung, gestaffelte Erinnerungen per E-Mail und Slack bei Überfälligkeit sowie automatische Buchungssatzerstellung im Rechnungswesen.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
ShopifyHubSpotSendinblueSlackGoogle Sheets
Von Eingang bis Ausgabe
1
Bestellungserfassung
Trigger bei neuer Shopify/WooCommerce-Bestellung, Extraktion der Kundendaten und Bestelldetails.
2
Rechnungserstellung & Versand
Automatische PDF-Rechnungserstellung (ggf. mit GPT-4 für Text), Versand via E-Mail (Sendinblue/Mailchimp) an Kunden.
3
Zahlungsstatus-Überwachung
Tägliche Abfrage des Zahlungsstatus (z.B. via Stripe oder Shop-Schnittstelle) für alle ausstehenden Rechnungen.
4
Mahnlauf-Automation
Bei fälligen Rechnungen: Automatische, gestaffelte Erinnerungs-E-Mails (Tag 3, 7, 14) und interne Slack-Benachrichtigung.
5
CRM- & Buchhaltungs-Sync
Aktualisierung des Zahlungsstatus im CRM (HubSpot) und Erstellung eines Buchungssatzes in Google Sheets/Lexoffice bei Zahlungseingang.
Der Workflow startet mit einer neuen Bestellung in Shopify/WooCommerce. n8n erstellt automatisch eine Rechnung (PDF via GPT-4/Mailchimp) und sendet sie. Täglich prüft ein Scheduler den Zahlungsstatus in Stripe/Shopify. Bei fälligen Rechnungen werden nach 3, 7 und 14 Tagen automatische Erinnerungs-E-Mails (Sendinblue) und Slack-Benachrichtigungen an das Sales-Team versendet. Gleichzeitig wird der Zahlungsstatus im CRM (HubSpot/Salesforce) aktualisiert. Bei Zahlungseingang wird der Status auf 'bezahlt' gesetzt und ein Buchungssatz in Lexoffice/Datev oder Google Sheets erstellt. Für Abos wird die Wiederholung automatisch gestartet.
Diesen Workflow umsetzen
Wir automatisieren diesen Prozess fuer Sie — komplett eingerichtet und betreut.
Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
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