Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsnachverfolgung führt zu verspäteten Zahlungen, vergessenen Mahnungen und ineffizientem Abo-Management, was Cashflow-Probleme verursacht.
Rechnungsstellung & Zahlungen
Automatisierte Zahlungsabwicklung mit Mahnwesen & Abo-Management
Dieser Workflow automatisiert Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung, Mahnläufe und Abo-Verwaltung. Er erkennt Zahlungsstatus, sendet Erinnerungen und aktualisiert Buchhaltungssysteme.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Automatische Überwachung von Zahlungseingängen, gestaffelte Mahnläufe bei Verzug und Synchronisation von Abo-Zahlungen mit Buchhaltungssystemen in Echtzeit.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- Rechnungsabruf
- Zahlungsstatus prüfen
- Mahnlauf auslösen
- Abo-Überwachung
- Buchhaltungssynchronisation
- Benachrichtigung
Technische Bausteine
n8nShopifyGoogle SheetsMailchimpSlack
Von Eingang bis Ausgabe
1
Rechnungsabruf
Täglicher Abruf fälliger Rechnungen aus Shopify/WooCommerce via API
2
Zahlungsstatus prüfen
Automatische Prüfung des Zahlungseingangs über Payment-Provider
3
Mahnlauf auslösen
Gestaffelte Erinnerungen bei ausbleibender Zahlung (Tag 1, 7, 14) via Mailchimp
4
Abo-Überwachung
Monitoring von Abo-Zahlungen, automatische Pausierung bei Fehlschlag
5
Buchhaltungssynchronisation
Automatische Erfassung erfolgreicher Zahlungen als Buchungssätze in Google Sheets
6
Benachrichtigung
Echtzeit-Slack-Benachrichtigungen bei Statusänderungen oder kritischen Fällen
Der Workflow startet mit einer täglichen Prüfung offener Rechnungen aus Shopify/WooCommerce. Bei fälligen Zahlungen wird der Zahlungsstatus via Payment-Provider API geprüft. Bei ausbleibender Zahlung löst ein gestaffeltes Mahnsystem aus: Zuerst eine freundliche Erinnerung per E-Mail (Mailchimp), dann eine Mahnung nach 7 Tagen, schließlich eine letzte Mahnung nach 14 Tagen. Gleichzeitig werden Abo-Zahlungen überwacht – bei erfolgreicher Zahlung wird der Buchungssatz automatisch in Google Sheets erfasst, bei Fehlschlag wird das Abo pausiert. Alle Statusänderungen werden in Slack gemeldet.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
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