Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsstellung, verspätete Zahlungen und ineffizientes Mahnwesen kosten Zeit und führen zu Cashflow-Problemen bei wiederkehrenden Abos und Einzelverkäufen.
Rechnungsstellung & Zahlungen
Intelligente Rechnungsautomatisierung mit Mahnwesen & Payment-Tracking
Automatisiert Rechnungserstellung, Zahlungserinnerungen und Mahnläufe basierend auf Payment-Status. Integriert E-Commerce, CRM und Buchhaltung für nahtlose Finanzprozesse.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow erstellt automatisch Rechnungen bei Bestellungen, überwacht Fälligkeiten, sendet Erinnerungen und eskaliert bei Zahlungsverzug mit automatisierten Mahnläufen und Buchungssätzen.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- Bestellungserfassung
- Rechnungserstellung
- Payment-Monitoring
- Erinnerungs- & Mahnworkflow
- Buchhaltungs-Sync
Technische Bausteine
n8nShopifyMailchimpGoogle SheetsOpenAI GPT-4
Von Eingang bis Ausgabe
1
Bestellungserfassung
Trigger bei neuer Shopify/WooCommerce-Bestellung, Extraktion der Kundendaten und Bestelldetails.
2
Rechnungserstellung
Automatische Generierung der Rechnung als PDF/Google Sheets-Eintrag mit eindeutiger ID und Versand per E-Mail.
3
Payment-Monitoring
Überwachung des Fälligkeitsdatums und Abgleich mit Payment-Gateway-Status via Webhook oder API-Abfrage.
4
Erinnerungs- & Mahnworkflow
Gestaffelte Erinnerungen (Tag 1, 7, 14) bei ausstehender Zahlung, bei Eskalation automatische Mahnung mit GPT-4-generiertem Text und Ticket-Erstellung.
5
Buchhaltungs-Sync
Automatische Aktualisierung des Zahlungsstatus in Google Sheets/Airtable für Buchhaltung und Reporting, Benachrichtigung in Slack bei Abschluss.
Der Workflow startet mit einer neuen Bestellung in Shopify/WooCommerce. n8n erstellt eine Rechnung in Google Sheets/Notion und sendet sie per E-Mail. Ein Timer-Node überwacht das Fälligkeitsdatum. Bei Überschreitung werden automatische Erinnerungen (Tag 1, 7, 14) via Mailchimp/Sendinblue versendet. Bei Zahlungseingang (via Payment-Gateway-Webhook) wird der Status in Airtable/HubSpot aktualisiert und die Buchhaltung (Google Sheets) synchronisiert. Bei Zahlungsausfall nach 30 Tagen wird ein Mahnlauf mit Eskalationsstufen initiiert und in Zammad/Zendesk ein Ticket erstellt. OpenAI GPT-4 generiert personalisierte Mahntexte. Slack erhält Benachrichtigungen für kritische Fälle.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
Nächster Schritt