Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsnachverfolgung führt zu Zahlungsverzögerungen, fehlenden Mahnungen und Buchungsfehlern, was Cashflow und Verwaltungsaufwand belastet.
Rechnungsstellung & Zahlungen
Automatisierte Zahlungsabwicklung & Mahnwesen
Dieser Workflow automatisiert Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung, Mahnläufe und Buchhaltung. Er erkennt Zahlungsstatus, sendet Erinnerungen und aktualisiert Systeme in Echtzeit.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
n8n überwautomatisiert Zahlungseingänge, triggert Mahnläufe basierend auf Fälligkeiten und synchronisiert Buchungssätze zwischen Shop, CRM und Buchhaltung.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- Rechnungserstellung
- Zahlungsüberwachung
- Mahnlauf-Automation
- Buchhaltungssync
- Kundenstatus-Update
Technische Bausteine
n8nShopifyHubSpotMailchimpGoogle Sheets
Von Eingang bis Ausgabe
1
Rechnungserstellung
Automatische Generierung aus Shopify-Bestellungen und Versand an Kunden.
2
Zahlungsüberwachung
Tägliche Prüfung von Payment-Status via API und Erkennung fälliger Rechnungen.
3
Mahnlauf-Automation
Gestufte Erinnerungen: Tag 7 (freundlich), Tag 14 (Mahnung), Tag 21 (Eskalation an Vertrieb).
4
Buchhaltungssync
Automatische Übertragung bezahlter Rechnungen als Buchungssätze in Google Sheets.
5
Kundenstatus-Update
Aktualisierung des Zahlungsstatus in HubSpot und Deaktivierung bei Zahlungsausfall.
Der Workflow startet mit einer Rechnungserstellung aus Shopify/WooCommerce. n8n prüft täglich Zahlungseingänge via Payment-APIs. Bei Überschreitung der Fälligkeit wird automatisch eine erste Mahnung per Mailchimp/Sendinblue versendet. Nach weiteren 7 Tagen folgt eine Eskalation an Salesforce für Vertriebsmitarbeiter. Erfolgreiche Zahlungen lösen eine Buchung in Google Sheets aus und setzen den Kundenstatus in HubSpot auf 'bezahlt'. Bei Abonnements wird der Zahlungsstatus vor jeder Verlängerung validiert.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
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