Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsverfolgung ist fehleranfällig und zeitintensiv. Zahlungsverzögerungen werden oft spät erkannt, Mahnungen verspätet versendet und Buchhaltungsdaten nicht synchron gehalten.
Rechnungsstellung & Zahlungen
Automatisierte Rechnungsverwaltung mit Payment-Status & Mahnläufen
Dieser Workflow automatisiert die gesamte Rechnungsstellung, überwacht Zahlungseingänge, startet Mahnläufe bei Verzug und aktualisiert Buchhaltungssysteme. Er integriert Zahlungsgateways, CRM und Kommunikationstools.
Mit JOY schreibenWie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow erstellt automatisch Rechnungen, prüft Zahlungseingänge via API, sendet Erinnerungen bei Fälligkeit und Mahnungen bei Verzug. Alle Status werden im CRM und der Buchhaltung live aktualisiert.
Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis
- Rechnungserstellung
- Payment-Status Check
- Automatische Erinnerung
- Mahnlauf-Eskalation
- System-Update & Benachrichtigung
Technische Bausteine
n8nShopifyStripeHubSpotSlack
Von Eingang bis Ausgabe
1
Rechnungserstellung
Trigger bei neuer Bestellung. Erstellung PDF-Rechnung mit n8n, Versand via E-Mail.
2
Payment-Status Check
Täglicher API-Call zu Stripe/PayPal. Prüfung auf eingegangene Zahlungen für offene Rechnungen.
3
Automatische Erinnerung
Bei Fälligkeit ohne Zahlung: Generierung und Versand einer Erinnerungs-E-Mail.
4
Mahnlauf-Eskalation
Zeitgesteuerte Trigger nach 7 und 14 Tagen Verzug. Versand von Mahnungen mit steigendem Dringlichkeitsgrad.
5
System-Update & Benachrichtigung
Bei Zahlung: Update des Kundenstatus in HubSpot, Erstellung Buchungssatz, Slack-Benachrichtigung an Finance.
Der Workflow startet mit einem Trigger aus dem Shop- oder Buchhaltungssystem bei neuer Bestellung oder Vertragsverlängerung. Er erstellt eine Rechnung im gewünschten Format und sendet sie per E-Mail. Ein täglicher Check prüft alle offenen Posten über Zahlungsgateway-APIs. Bei fälligen Rechnungen wird automatisch eine freundliche Erinnerung generiert. Nach definierten Stufen (z.B. 7, 14 Tage) werden Eskalationsstufen (Mahnung 1, 2) mit angepassten Texten ausgelöst. Bei Zahlungseingang wird der Kundenstatus im CRM auf 'bezahlt' gesetzt, die Buchungssätze werden im Rechnungswesen (z.B. Datev) erzeugt und das Team via Slack benachrichtigt. Für Abonnements wird der nächste Rechnungslauf vorbereitet.
Diesen Workflow umsetzen
Wir prüfen, wie dieser Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Schnittstellen, Datenschutz und den kleinsten sinnvollen Umsetzungsschritt. Erst danach erhalten Sie eine belastbare Empfehlung.
45 Min.kostenlose ErsteinschätzungUnverbindlich · mit ehrlicher MachbarkeitsprüfungNachricht schreiben
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