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Rechnungsstellung & Zahlungen

Automatisierte Rechnungsabwicklung & Mahnwesen

Dieser Workflow automatisiert Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung und Mahnläufe. Er erkennt fällige Zahlungen, sendet Erinnerungen und aktualisiert Buchhaltungssysteme in Echtzeit.

medium10h/Woche
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Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle Rechnungsnachverfolgung ist zeitaufwändig, führt zu Zahlungsverzögerungen und erhöht das Risiko von Zahlungsausfällen bei vergessenen Mahnungen.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

Automatische Überwachung von Zahlungsfristen, intelligente Mahnstufen und Synchronisation mit Buchhaltungstools. Bei Zahlungseingang wird der Status automatisch aktualisiert.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. Rechnungsdaten abrufen
  2. Fälligkeitsprüfung
  3. Mahnlauf steuern
  4. Zahlungsstatus synchronisieren
  5. Eskalationsbenachrichtigung
Tools

Technische Bausteine

n8nShopifyMailchimpGoogle SheetsSlack
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

Rechnungsdaten abrufen

Täglicher Abgleich offener Rechnungen aus Shopify/WooCommerce via n8n

2

Fälligkeitsprüfung

Automatische Identifikation überfälliger Zahlungen basierend auf Rechnungsdatum

3

Mahnlauf steuern

Versand personalisierter Erinnerungen über Mailchimp in 3 Eskalationsstufen

4

Zahlungsstatus synchronisieren

Bei Eingang Update in HubSpot/Salesforce und Buchung in Google Sheets

5

Eskalationsbenachrichtigung

Slack-Alert bei kritischen Zahlungsverzögerungen für manuelle Intervention

Der Workflow startet mit einer regelmäßigen Abfrage von offenen Rechnungen aus Shopify/WooCommerce. n8n prüft täglich fällige Zahlungen und löst bei Überschreitung der Frist automatische Erinnerungen aus. Über Mailchimp/Sendinblue werden personalisierte Mahnungen in drei Eskalationsstufen versendet. Bei Zahlungseingang wird HubSpot/Salesforce aktualisiert und Buchungssätze in Google Sheets protokolliert. Bei ausbleibender Zahlung nach finaler Mahnung wird eine Benachrichtigung an Slack gesendet.

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