Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Dokumentenverarbeitung ist fehleranfällig, langsam und ineffizient. PDFs, Rechnungen und Verträge liegen verstreut in E-Mails, müssen manuell abgelegt, geprüft und zur Unterschrift verschickt werden.
Dokumentenmanagement
Intelligenter Dokumenten-Workflow mit KI-Extraktion & Signatur
Automatisiertes Dokumentenmanagement: Erfasst E-Mails, extrahiert Daten per KI, speichert in Notion, verwaltet Freigaben und leitet zur Signatur weiter. Reduziert manuelle Arbeit um 80%.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow nutzt n8n als Orchestrator: E-Mail-Anhänge werden automatisch erfasst, per OpenAI GPT-4 analysiert und strukturierte Daten in Notion abgelegt. Freigaben laufen über Slack, elektronische Signaturen werden via integriertem Tool angestoßen.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4NotionSlackGmail
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Erfassung
Überwacht E-Mail-Postfach auf neue Nachrichten mit Anhängen (PDF, DOCX) und leitet diese weiter.
2
KI-Datenextraktion
Sendet Dokumente an OpenAI GPT-4, um strukturierte Daten (Metadaten, Inhalte) per Prompt zu extrahieren.
3
Notion-Speicherung
Legt extrahierte Daten und Dokumentenlink in einer Notion-Datenbank an, mit automatischer Kategorisierung.
4
Freigabe-Workflow
Bei kritischen Dokumenten: Sendet Slack-Nachricht an Verantwortliche zur Freigabe und wartet auf Bestätigung.
5
Signatur-Anstoß
Nach Freigabe: Erstellt automatisch Signaturanfrage im E-Signatur-Tool und aktualisiert Notion-Status.
Der Workflow startet mit einem E-Mail-Trigger (z.B. Gmail). Angehängte PDFs (Rechnungen, Verträge) werden an OpenAI GPT-4 gesendet, um per Prompt-basierter KI-Extraktion relevante Daten (Betrag, Datum, Vertragspartner, Fristen) zu erfassen. Diese strukturierten Daten werden automatisch in einer Notion-Datenbank gespeichert, wobei das Original-PDF verlinkt wird. Bei bestimmten Dokumententypen (z.B. Verträge über 5000€) wird ein Freigabe-Workflow in Slack angestoßen. Nach Freigabe wird automatisch eine Signaturanfrage via integriertem E-Signatur-Tool (z.B. DocuSign-Integration) generiert und der Status in Notion aktualisiert. Bei Rechnungen kann optional eine Zahlungserinnerung in HubSpot angelegt werden.
Diesen Workflow umsetzen
Wir automatisieren diesen Prozess fuer Sie — komplett eingerichtet und betreut.
Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
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