Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Dokumentenablage ist fehleranfällig, langsam und führt zu inkonsistenten Dateistrukturen. Die Suche nach Dokumenten und die Einleitung von Prozessen (wie Rechnungsfreigabe) kostet viel Zeit.
Dokumentenmanagement
Intelligente Dokumentenverarbeitung mit automatischer Klassifizierung
Automatisiertes Einlesen, Klassifizieren und Verarbeiten eingehender Dokumente via E-Mail oder Upload. OCR extrahiert Text, KI klassifiziert den Dokumententyp und leitet Workflows ein.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow nutzt OCR für die Texterkennung und KI (GPT-4) zur automatischen Klassifizierung (z.B. Rechnung, Vertrag, Lebenslauf). Basierend auf dem Typ wird das Dokument im richtigen Ordner abgelegt und der entsprechende Genehmigungs- oder Archivierungsprozess gestartet.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google DriveSlackAirtable
Von Eingang bis Ausgabe
1
Trigger & OCR
Neue Dokumente per E-Mail oder Datei-Upload erfassen und mit OCR (z.B. via n8n oder Make) Text extrahieren.
2
KI-Klassifizierung
Extrahierten Text an GPT-4 senden, um Typ, Metadaten und notwendige Aktionen zu bestimmen.
3
Datenbank-Update
Dokument und Metadaten in Airtable oder Notion speichern und in Google Drive im richtigen Ordner ablegen.
4
Prozess-Auslösung
Abhängig vom Typ: Freigabe-Workflow in Slack starten, Signatur anfordern oder nur archivieren.
5
Benachrichtigung & Logging
Betroffene Teams benachrichtigen und den kompletten Verarbeitungspfad protokollieren.
Der Workflow beginnt mit einem Trigger für neue E-Mail-Anhänge oder Dateien in einem Cloud-Ordner. n8n ruft eine OCR-API auf, um Text aus PDFs oder Bildern zu extrahieren. Der extrahierte Text wird an OpenAI GPT-4 gesendet, um den Dokumententyp (z.B. 'Rechnung', 'Vertragsentwurf', 'Bewerbung') und relevante Metadaten (Rechnungsnummer, Betrag, Datum) zu identifizieren. Basierend auf der Klassifikation wird das Dokument in der entsprechenden Notion-Datenbank oder Google Drive-Struktur abgelegt. Bei einer Rechnung wird automatisch eine Freigabeanfrage per Slack an die Finanzabteilung gesendet. Bei einem Vertrag wird ein Signatur-Workflow in PandaDoc oder DocuSign initiiert. Alle Schritte und Metadaten werden in Airtable protokolliert.
Diesen Workflow umsetzen
Wir automatisieren diesen Prozess fuer Sie — komplett eingerichtet und betreut.
Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
Nächster Schritt