Wo der Leerlauf entsteht.
Eingehende Rechnungen müssen manuell geöffnet, Daten abgetippt und in Ordnern abgelegt werden. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Dokumentenmanagement
Automatische Rechnungserfassung und -archivierung
Automatisiere den gesamten Prozess der Rechnungserfassung: Extrahiere Daten aus eingehenden Rechnungs-PDFs, speichere sie in einer Datenbank und archiviere sie in der Cloud.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Ein n8n-Workflow überwacht einen E-Mail-Posteingang oder einen Ordner auf neue Rechnungs-PDFs, extrahiert mit OCR die relevanten Daten (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant), speichert sie in einer Datenbank (z.B. Airtable) und lädt das PDF in einen Cloud-Speicher (z.B. Google Drive). Eine Benachrichtigung per Slack informiert über den erfolgreichen Import.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nslackgoogle_driveairtable
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Trigger
Überwacht Posteingang auf neue Rechnungs-E-Mails mit PDF-Anhang.
2
PDF-Extraktion
Extrahiert Text aus dem PDF mittels OCR.
3
Datenextraktion
Verwendet Regex oder KI, um Felder wie Rechnungsnummer zu extrahieren.
4
Daten speichern
Speichert die extrahierten Daten in einer Airtable-Tabelle.
5
Archivieren
Lädt das PDF in einen Google Drive Ordner.
6
Benachrichtigung
Sendet eine Slack-Nachricht mit den Rechnungsdetails.
## Automatische Rechnungserfassung und -archivierung
Dieser Workflow automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen.
### Schritte:
1. **Trigger**: Ein E-Mail-Trigger (z.B. IMAP) oder ein Ordner-Trigger (z.B. Google Drive) startet den Workflow bei einer neuen Rechnung.
2. **Dokumentenverarbeitung**: Ein PDF-Extraktor (z.B. mit der n8n-Node "PDF" oder einem externen OCR-Dienst) liest den Inhalt aus.
3. **Datenextraktion**: Mittels regulärer Ausdrücke oder KI-Node (z.B. OpenAI) werden Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant extrahiert.
4. **Datenbank**: Die Daten werden in einer Tabelle (z.B. Airtable) gespeichert.
5. **Archivierung**: Das PDF wird in einen Google Drive Ordner verschoben.
6. **Benachrichtigung**: Eine Slack-Nachricht mit den wichtigsten Daten wird gesendet.
### Vorteile:
- Kein manuelles Abtippen mehr
- Fehlerreduktion
- Schnellerer Zugriff auf archivierte Rechnungen
- Transparenz durch Benachrichtigungen
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