Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungserfassung ist fehleranfällig, langsam und bindet wertvolle Ressourcen. Unentdeckte Fehler führen zu falschen Buchungen und Verzögerungen.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI-Validierung (2026-04-15 06:17)
Automatisierte Erfassung, Validierung und Buchhaltung von eingehenden Rechnungen per E-Mail. KI prüft Rechnungsdaten, erstellt Buchungssätze und warnt bei Unstimmigkeiten.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow extrahiert automatisch Daten aus Rechnungs-PDFs/Emails, validiert sie mittels KI gegen Stammdaten, erstellt Buchungssätze und leitet genehmigte Rechnungen zur Zahlung weiter.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsSlackNotion
Von Eingang bis Ausgabe
1
Email-Trigger
Überwacht E-Mail-Postfach auf neue Rechnungen und extrahiert Anhänge.
2
KI-Datenextraktion
Sendet Rechnungs-PDF/Image an GPT-4 zur Texterkennung und Extraktion strukturierter Daten.
3
Datenvalidierung
Vergleicht extrahierte Daten (Lieferant, Betrag) mit Stammdaten in Google Sheets.
4
Genehmigungs-Workflow
Bei Unstimmigkeiten oder Beträgen > 5000€ wird Genehmigung per Slack angefordert.
5
Buchung & Reporting
Erstellt Buchungssatz, aktualisiert Notion-Datenbank und sendet wöchentliches Reporting.
Der Workflow startet, wenn eine Rechnung per Email eingeht. n8n extrahiert den Anhang und sendet den Text an OpenAI GPT-4 zur Datenextraktion (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant). Die extrahierten Daten werden mit Stammdaten in Google Sheets oder Airtable abgeglichen. Bei erfolgreicher Validierung wird ein Buchungssatz erstellt und in die Buchhaltungssoftware (z.B. Datev) übertragen. Bei Unstimmigkeiten oder hohen Beträgen wird eine Genehmigungsanfrage per Slack an den Verantwortlichen gesendet. Genehmigte Rechnungen werden zur Zahlung freigegeben und der Status in einer Notion-Datenbank aktualisiert.
Diesen Workflow umsetzen
Wir automatisieren diesen Prozess fuer Sie — komplett eingerichtet und betreut.
Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
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