Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungserfassung ist fehleranfällig, langsam und bindet wertvolle Ressourcen. Unstrukturierte Daten führen zu Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI-gestützter Klassifizierung
Automatische Erfassung, Validierung und Buchung von eingehenden Rechnungen per E-Mail. Extrahiert Daten via OCR, prüft sie mit KI und synchronisiert sie mit Buchhaltungssoftware.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow nutzt KI, um Rechnungsdaten automatisch zu extrahieren, zu validieren und in das Buchhaltungssystem zu übertragen. Bei Unstimmigkeiten wird eine manuelle Prüfung ausgelöst.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4AirtableGoogle SheetsSlack
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Trigger
Überwacht E-Mail-Postfach auf neue Rechnungs-PDFs und lädt Anhänge herunter.
2
OCR-Extraktion
Extrahiert Text aus PDF-Rechnungen mittels OCR (z.B. via n8n oder Make).
3
KI-Datenanalyse
GPT-4 analysiert extrahierten Text, erkennt Schlüsselfelder und strukturiert Daten.
4
Validierung & Abgleich
Vergleicht extrahierte Daten mit Stammdaten in Airtable (Lieferanten, Budgets).
5
Automatische Buchung
Bei erfolgreicher Validierung: Überträgt Daten in Buchhaltungssystem (z.B. via API).
6
Exception-Handling
Bei Fehlern: Erstellt Ticket in Zammad und benachrichtigt Team per Slack.
7
Archivierung & Reporting
Speichert Rechnung in Google Drive und aktualisiert Übersicht in Google Sheets.
Der Workflow beginnt mit dem Abruf von E-Mail-Anhängen (Rechnungen als PDF). Ein OCR-Tool extrahiert den Text, der dann von GPT-4 analysiert wird, um Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant und Fälligkeitsdatum zu identifizieren. Diese Daten werden mit Stammdaten in Airtable abgeglichen. Bei Übereinstimmung wird die Buchung in der Buchhaltungssoftware (z.B. Datev) vorgenommen und eine Bestätigung per Slack gesendet. Bei Abweichungen (z.B. unbekannter Lieferant) wird ein Ticket in Zammad erstellt und der zuständige Mitarbeiter benachrichtigt. Abschließend wird die verarbeitete Rechnung in Google Drive archiviert.
Diesen Workflow umsetzen
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Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
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