Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungserfassung ist fehleranfaellig, langsam und bindet wertvolle Ressourcen in der Buchhaltung. Rechnungen gehen in E-Mail-Postfaechern unter.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit automatischer Buchhaltung (2026-04-17 04:32)
Dieser Workflow automatisiert die Erfassung, Verarbeitung und Buchung von eingehenden Rechnungen per E-Mail. Er extrahiert Daten mittels KI, validiert sie, erstellt Buchungssaetze und leitet zur Freigabe weiter.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow nutzt KI zur Texterkennung aus PDF-Anhaengen, validiert Rechnungsdaten gegen Stammdaten, erstellt automatisch Buchungssaetze im System und verwaltet den Freigabeprozess ueber Slack.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4AirtableSlackGoogle Sheets
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Trigger & PDF-Extraktion
Ueberwacht E-Mail-Postfach, filtert Rechnungen und extrahiert PDF-Anhaenge.
2
KI-gestuetzte Datenextraktion
Sendet PDF an OpenAI, extrahiert strukturierte Rechnungsdaten (Betrag, Datum, Lieferant).
3
Datenvalidierung & Matching
Prueft extrahierte Daten in Airtable, matched Lieferant mit Stammdaten.
4
Buchungssatzerstellung
Erstellt automatisch Buchungssatz in Zielsystem (z.B. via API-Schnittstelle).
5
Freigabeworkflow & Benachrichtigung
Sendet Freigabeanfrage an Manager via Slack und aktualisiert Status nach Rueckmeldung.
Der Workflow startet, wenn eine neue E-Mail mit Rechnungs-PDF im festgelegten Postfach eintrifft. n8n extrahiert den Anhang und sendet ihn an OpenAI zur Texterkennung und Datenextraktion (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant). Die extrahierten Daten werden in Airtable gespeichert und gegen vorhandene Lieferanten-Stammdaten validiert. Bei Uebereinstimmung wird automatisch ein Buchungssatz in der Buchhaltungssoftware (z.B. via API) angelegt. Anschliessend wird eine Freigabeanfrage mit den Rechnungsdetails an den zustaendigen Manager in Slack gesendet. Nach Freigabe wird die Buchung verbucht und der Status in Airtable aktualisiert. Bei Fehlern oder Unstimmigkeiten wird eine Benachrichtigung an das Buchhaltungsteam gesendet.
Diesen Workflow umsetzen
Wir automatisieren diesen Prozess fuer Sie — komplett eingerichtet und betreut.
Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
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