Automatisierte Rechnungsverarbeitung und Zahlungserinnerung

# Automatisierte Rechnungsverarbeitung und Zahlungserinnerung ## Übersicht Dieser n8n-Workflow automatisiert die komplette Rechnungsverarbeitung für kleine und mittlere Unternehmen. Er erfasst eingehende Rechnungen, überwacht Zahlungsfristen und sendet automatische Erinnerungen. ## Voraussetzungen - n8n-Instanz - E-Mail-Konto (z.B. Gmail, Outlook) - Google Sheets oder Airtable für Datenspeicherung - Optional: Buchhaltungssoftware-API (z.B. Lexoffice, SevDesk) ## Workflow-Schritte ### 1. Rechnungserfassung - **E-Mail-Trigger**: Überwacht spezielles E-Mail-Postfach für Rechnungen - **PDF-Parsing**: Extrahiert Rechnungsdaten aus PDF-Anhängen - **Datenvalidierung**: Prüft Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum ### 2. Datenverarbeitung - **Datenbereinigung**: Formatiert Rechnungsdaten einheitlich - **Kategorisierung**: Ordnet Rechnungen Kostenstellen zu - **Speicherung**: Schreibt Daten in Google Sheets/Airtable ### 3. Zahlungsüberwachung - **Fälligkeitsprüfung**: Überwacht täglich anstehende Zahlungen - **Erinnerungslogik**: Sendet Erinnerungen 7, 3 und 1 Tag vor Fälligkeit - **Eskalation**: Benachrichtigt Verantwortliche bei überfälligen Rechnungen ### 4. Integration - **Buchhaltungssynchronisation**: Überträgt bezahlte Rechnungen an Buchhaltungssoftware - **Reporting**: Erstellt monatliche Auswertungen - **Benachrichtigungen**: Slack/Teams-Updates bei kritischen Ereignissen ## Konfiguration ### E-Mail-Trigger einrichten 1. E-Mail-Node konfigurieren 2. Filter für Rechnungs-E-Mails einstellen 3. PDF-Anhänge automatisch verarbeiten ### Datenbank einrichten 1. Google Sheets mit folgenden Spalten: - Rechnungsnummer - Lieferant - Betrag - Fälligkeitsdatum - Status (offen/bezahlt/überfällig) - Erinnerungsstufe ### Erinnerungen konfigurieren 1. Zeitplan-Node für tägliche Überprüfung 2. Bedingungen für Erinnerungsstufen 3. E-Mail-Vorlagen für verschiedene Stufen ## Erweiterungsmöglichkeiten - OCR-Integration für gescannte Rechnungen - Automatische Zahlungsauslösung per Bank-API - Mehrsprachige Erinnerungen - Budget-Überwachung - Steuerberechnung ## Fehlerbehandlung - Fehlerbenachrichtigungen bei fehlgeschlagenen Parsings - Manuelle Überprüfung für nicht lesbare Rechnungen - Backup der Original-PDFs ## Monitoring - Dashboard für offene Rechnungen - Statistiken zur Zahlungsmoral - Warnungen bei ungewöhnlichen Beträgen ## Sicherheit - Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten - Zugriffsbeschränkungen auf Datenbank - Regelmäßige Backups Dieser Workflow reduziert manuelle Arbeit erheblich und verbessert die Liquiditätsplanung durch rechtzeitige Zahlungserinnerungen.