Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungsverarbeitung ist zeitaufwändig, fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen. Rechnungen müssen aus E-Mails extrahiert, geprüft und in die Buchhaltung übertragen werden.
Buchhaltung & Finanzen
Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Dieser Workflow automatisiert den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung: Von der Extraktion der Daten aus eingehenden E-Mails über die Validierung bis hin zur Buchung in der Buchhaltungssoftware.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Ein automatisierter Workflow, der eingehende Rechnungs-E-Mails erkennt, Anhänge herunterlädt, mit OCR die Daten extrahiert, auf Plausibilität prüft und in die Buchhaltungssoftware überträgt.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nGmailTesseractQuickBooks
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Trigger
Neue E-Mail mit Rechnungsbetreff erkennen
2
Anhang extrahieren
PDF oder JPEG aus E-Mail speichern
3
OCR & Datenextraktion
Rechnungsdaten mit Tesseract extrahieren
4
Daten validieren
Plausibilitätsprüfung der extrahierten Daten
5
Buchung in QuickBooks
Rechnung per API in QuickBooks anlegen
6
Benachrichtigung
Bestätigung an Buchhalter senden
## Workflow-Beschreibung
1. **E-Mail-Eingang**: Der Workflow startet, wenn eine neue E-Mail mit dem Betreff 'Rechnung' eingeht.
2. **Anhang extrahieren**: Der Anhang (PDF/JPEG) wird heruntergeladen und gespeichert.
3. **OCR & Datenextraktion**: Mit einem OCR-Dienst (z.B. Tesseract) werden Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuern und Gläubiger extrahiert.
4. **Validierung**: Die extrahierten Daten werden auf Plausibilität geprüft (z.B. Betrag > 0, gültiges Datum).
5. **Buchung**: Die validierten Daten werden in die Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV, QuickBooks) per API übertragen.
6. **Benachrichtigung**: Der Buchhalter erhält eine Bestätigung per Slack oder E-Mail.
## Vorteile
- Zeitersparnis: Reduziert manuelle Arbeit um 80%
- Fehlerreduktion: Automatisierte Prüfungen minimieren Fehler
- Transparenz: Alle Schritte werden geloggt
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