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Qualitätsmanagement

Automatisierte CAPA-Management & Audit-Vorbereitung Workflow

Automatisiert die Erfassung von Abweichungen, initiiert CAPA-Prozesse und bereitet Audit-Dokumentation vor. Nutzt KI zur Ursachenanalyse und Slack für Eskalationen.

medium20h/Woche
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Problem

Wo der Leerlauf entsteht.

Manuelle CAPA-Prozesse sind langsam, fehleranfällig und Audit-Vorbereitungen kosten viel Zeit. Abweichungen werden oft spät erkannt.

Lösung

Wie der Ablauf stabiler wird.

Automatische Erfassung von Abweichungen aus verschiedenen Quellen, KI-gestützte Ursachenanalyse, automatisierte CAPA-Workflows und zentrale Audit-Dokumentation.

Ablauf

Vom Eingang bis zum Ergebnis

  1. Abweichungserfassung
  2. KI-Ursachenanalyse
  3. CAPA-Automatisierung
  4. Eskalationsmanagement
  5. Audit-Vorbereitung
Tools

Technische Bausteine

n8nOpenAI GPT-4AirtableSlackNotion
Schritte

Von Eingang bis Ausgabe

1

Abweichungserfassung

Automatische Sammlung von Abweichungen aus Tickets, Sheets und E-Mails

2

KI-Ursachenanalyse

GPT-4 analysiert automatisch Ursachen und priorisiert Risiken

3

CAPA-Automatisierung

Automatische Erstellung von CAPA-Einträgen mit Verantwortlichkeiten und Fristen

4

Eskalationsmanagement

Automatische Benachrichtigungen an Teams via Slack bei kritischen Abweichungen

5

Audit-Vorbereitung

Automatische Generierung von Audit-Berichten und Checklisten aus Dokumentation

Der Workflow startet mit der automatischen Erfassung von Abweichungen aus Zendesk, Google Sheets und E-Mails. Jede Abweichung wird in Airtable dokumentiert. OpenAI GPT-4 analysiert automatisch mögliche Ursachen und schlägt Korrekturmaßnahmen vor. Bei kritischen Abweichungen wird automatisch ein CAPA-Prozess in Notion initiiert und das QM-Team via Slack benachrichtigt. Alle CAPA-Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fristen werden automatisch getrackt. Vor Audits generiert der Workflow automatisch Berichte und Checklisten aus allen dokumentierten Prozessen.

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