Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Dokumentenablage ist fehleranfällig, zeitintensiv und führt zu Inkonsistenzen. Versionen gehen verloren und Freigabeprozesse verzögern sich.
Dokumentenmanagement
Intelligentes Dokumentenmanagement mit automatischer Klassifizierung
Automatisiert den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus von Erfassung über Klassifizierung, Versionierung bis zur Freigabe und Archivierung. Nutzt OCR und KI zur Inhaltsanalyse.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow erfasst Dokumente per E-Mail oder Upload, extrahiert Text via OCR, klassifiziert sie mit KI, speichert sie versioniert in Notion und triggert automatische Freigabeprozesse in Slack.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsNotionSlack
Von Eingang bis Ausgabe
1
Dokumentenerfassung
Trigger bei E-Mail-Eingang oder Datei-Upload in Cloud-Speicher.
2
OCR & Textextraktion
Extrahiert Text und Daten aus PDFs, Bildern oder Scans.
3
KI-Klassifizierung
Analysiert Inhalt mit GPT-4, bestimmt Typ und extrahiert Metadaten.
4
Versionierte Ablage
Speichert Dokument in Notion mit korrekter Struktur und Versionshistorie.
5
Automatisierte Freigabe
Startet Slack-Workflow für Genehmigung bei kritischen Dokumenten.
6
Archivierung & Benachrichtigung
Finalisiert Prozess und sendet Bestätigungen.
Der Workflow startet, wenn ein Dokument per E-Mail an eine dedizierte Adresse gesendet oder in einen Cloud-Ordner hochgeladen wird. Zuerst wird der Text mittels OCR (z.B. über Google Vision API) extrahiert. Anschließend analysiert eine OpenAI GPT-4-Komponente den Inhalt, klassifiziert das Dokument (z.B. Rechnung, Vertrag, Angebot) und extrahiert Metadaten wie Betrag, Datum und Vertragspartner. Basierend auf der Klassifizierung wird das Dokument in der richtigen Struktur in Notion abgelegt, wobei eine neue Version angelegt wird, falls bereits ein Dokument mit demselben Namen existiert. Für bestimmte Dokumententypen wie Verträge wird automatisch ein Freigabeprozess in Slack gestartet. Nach Freigabe wird das Dokument final archiviert und eine Bestätigung versendet.
Diesen Workflow umsetzen
Wir automatisieren diesen Prozess fuer Sie — komplett eingerichtet und betreut.
Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
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