Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungserfassung ist fehleranfällig, zeitaufwändig und verlangsamt die Buchhaltungsprozesse erheblich.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI-gestützter Buchhaltung
Automatische Erfassung, Validierung und Verbuchung von eingehenden Rechnungen per E-Mail, mit KI-gestützter Datenextraktion und Integration ins Buchhaltungssystem.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Eingehende Rechnungs-Emails werden automatisch geparsed, Rechnungsdaten per KI extrahiert, validiert und in die Buchhaltungssoftware übertragen.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsSlack
Von Eingang bis Ausgabe
1
Email-Trigger
IMAP-Node ruft eingehende Rechnungs-Emails ab und filtert nach Absender/Betreff.
2
KI-Datenextraktion
OpenAI Node analysiert Anhänge (PDF/Image) und extrahiert Rechnungsdaten strukturiert.
3
Datenvalidierung
Extrahiere Daten werden mit Google Sheets-Stammdaten (Lieferanten, Budgets) abgeglichen.
4
Manuelle Prüfung (falls nötig)
Bei Unstimmigkeiten wird eine Slack-Nachricht mit Rechnungsdetails an die Buchhaltung gesendet.
5
Buchhaltungsintegration
Valide Rechnungsdaten werden per API-Request an die Buchhaltungssoftware (z.B. Datev, Lexoffice) übertragen.
6
Archivierung & Reporting
Rechnungen werden in Google Drive archiviert und ein wöchentlicher Report per Email versendet.
Der Workflow startet mit dem Abruf von Rechnungs-Emails über IMAP. OpenAI GPT-4 extrahiert strukturiert Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Lieferant. Diese Daten werden in Google Sheets zwischengespeichert und mit Stammdaten abgeglichen. Bei Unstimmigkeiten erfolgt eine Slack-Benachrichtigung an die Buchhaltung. Valide Rechnungen werden automatisch in die Buchhaltungssoftware (z.B. über API) verbucht und archiviert. Ein wöchentliches Reporting wird per E-Mail versendet.
Diesen Workflow umsetzen
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Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
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