Wo der Leerlauf entsteht.
Manuelle Rechnungserfassung ist fehleranfaellig, langsam und bindet wertvolle Ressourcen. Rechnungen gehen in E-Mail-Postfaechern verloren oder werden verspaetet verbucht.
Buchhaltung & Finanzen
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit automatischer Buchhaltung (2026-04-21 11:27)
Automatische Erfassung, Klassifizierung und Buchung von eingehenden Rechnungen per E-Mail. Extrahiert Daten via OCR, validiert sie und erstellt Buchungssaetze im Buchhaltungssystem.
Wie der Ablauf stabiler wird.
Der Workflow erfasst Rechnungs-PDFs aus E-Mails automatisch, extrahiert relevante Daten (Betrag, Datum, Lieferant) mit KI, prueft sie gegen Stammdaten und bucht sie im Hintergrundsystem. Ausnahmen werden zur manuellen Pruefung weitergeleitet.
Diagramm
Workflow-Visualisierung
Technische Bausteine
n8nOpenAI GPT-4Google SheetsAirtableSlack
Von Eingang bis Ausgabe
1
E-Mail-Trigger
Ueberwacht dediziertes Postfach auf neue E-Mails mit PDF-Anhaengen.
2
PDF-Extraktion & OCR
Extrahiert Anhang und sendet an OpenAI zur Texterkennung und Datenextraktion.
3
Datenvalidierung
Prueft extrahierte Daten gegen Stammdaten in Airtable (Lieferant, Kontierung).
4
Automatische Buchung
Erstellt bei erfolgreicher Validierung Buchungssatz im Buchhaltungssystem via API.
5
Exception-Handling
Leitet fehlerhafte oder unklare Rechnungen als Ticket an Zammad zur manuellen Pruefung weiter.
6
Benachrichtigung & Logging
Sendet Bestaetigung an Slack, protokolliert Vorgang in Google Sheets.
Der Workflow startet, wenn eine E-Mail mit Rechnungsanhang im dedizierten Postfach eintrifft. n8n extrahiert das PDF, sendet es an die OpenAI API zur Texterkennung und Datenextraktion. Die extrahierten Daten (Rechnungsnummer, Betrag, Steuer, Lieferant, Datum) werden in einer Google Sheets Tabelle protokolliert und gegen eine hinterlegte Lieferantenliste in Airtable validiert. Bei Uebereinstimmung wird ein Buchungssatz im Buchhaltungstool (z.B. via API) angelegt und eine Bestaetigung an den Einkauf in Slack gesendet. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Daten wird ein Ticket in Zammad erstellt und der Verantwortliche per E-Mail benachrichtigt.
Diesen Workflow umsetzen
Wir automatisieren diesen Prozess fuer Sie — komplett eingerichtet und betreut.
Sie muessen nichts selbst konfigurieren. Wir setzen den Workflow auf, integrieren ihn in Ihre bestehenden Tools und optimieren ihn laufend. Inklusive Dokumentation und Support.
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